Geschäftsgeschenke an Mitarbeiter eines Partners: Welche sozialversicherungsrechtliche Behandlung findet Anwendung?

Einem Kunden ein Geschenk zu machen, hat nicht dieselben Konsequenzen wie einen Mitarbeiter persönlich zu belohnen.

Gewährt ein Unternehmen einem Mitarbeiter eines Vertriebspartners, Lieferanten oder Geschäftspartners einen Bonus, einen Geschenkgutschein, eine Reise oder eine andere Vergünstigung, kann diese Zuwendung sozialversicherungspflichtig sein. Dies gilt insbesondere im Rahmen von Vertriebswettbewerben, Vertriebsanreizprogrammen oder anderen Anreizsystemen.

Die anzuwendende Regelung hängt vom Zweck der Vergünstigung, der Tätigkeit des begünstigten Arbeitnehmers, dem Vorliegen einer Berufsgewohnheit und dem Gesamtwert der ihm/ihr gewährten Geschenke ab.

Ein Geschenk an einen Kunden oder eine Vergünstigung für einen Mitarbeiter: ein wichtiger Unterschied

Zunächst muss zwischen zwei Situationen unterschieden werden.

Geschenke, die direkt an ein Kundenunternehmen oder einen Geschäftspartner gegeben werden, unterliegen im Wesentlichen den für Geschäftsgeschenke geltenden Steuervorschriften: Abzugsfähigkeit der Ausgaben, mögliche Rückerstattung der Mehrwertsteuer und Meldepflicht.

Wird einem Mitarbeiter eines anderen Unternehmens hingegen eine Vergünstigung persönlich gewährt, und zwar als Gegenleistung für oder im Zusammenhang mit einer Tätigkeit, die im Interesse des Unternehmens, das die Vergünstigung anbietet, ausgeführt wird, kann eine besondere Sozialregelung Anwendung finden.

Dieser zweite Sachverhalt wird durch ArtikelL. 242-1-4 des Sozialversicherungsgesetzes, der sich auf Summen und Leistungen bezieht, die einem Arbeitnehmer von einem Dritten seinem Arbeitgeber zugewiesen werden.

In welchen Fällen unterliegt die Schenkung den Sozialversicherungsbeiträgen?

Eine Summe oder ein Vorteil, der einem Mitarbeiter eines Drittunternehmens gewährt wird, unterliegt grundsätzlich den Sozialversicherungsbeiträgen, wenn er eine Tätigkeit vergütet, die im Interesse des Unternehmens ausgeführt wird, das ihn gewährt.

Folgendes kann betroffen sein:

• Boni, die an die Vertriebsmitarbeiter eines Händlers gezahlt werden, um die Vermarktung eines Produkts zu fördern;
• Geschenkgutscheine, die an Mitarbeiter vergeben werden, die bestimmte Ziele erreicht haben;
• Reisen, Ausrüstung oder Sachleistungen, die im Rahmen eines Vertriebswettbewerbs vergeben werden;
• Belohnungen für die Verschreibung oder Werbung für Produkte oder Dienstleistungen;
• Anreizprogramme, die von einer Marke zum Vorteil der Mitarbeiter in ihrem Vertriebsnetz organisiert werden.

Die Form der Prämie ist von untergeordneter Bedeutung. Es kann sich dabei um einen Geldbetrag, einen Geschenkgutschein, eine Geschenkbox, den Zugang zu einem Prämienkatalog, eine Reise oder jede andere finanziell bewertbare Leistung handeln.

In der Praxis muss daher geklärt werden, ob es sich bei dem Geschenk um eine einfache Zuwendung ohne erkennbare Gegenleistung handelt oder ob es eine Leistung belohnt, die im Interesse des Unternehmens erbracht wurde, das das Geschenk anbietet.

Wer ist für die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich?

Wenn die Leistung unter Artikel L. 242-1-4 des Sozialversicherungsgesetzes fällt, liegen die sozialen Verpflichtungen grundsätzlich bei dem Drittunternehmen, das die Leistung gewährt, und nicht beim Arbeitgeber des Arbeitnehmers, der sie erhält.

Das Unternehmen, das die Operation organisiert, muss insbesondere Folgendes beachten:

• die Begünstigten ermitteln;
• die gebotenen Vorteile bewerten;
• die kumulierten Beträge pro Mitarbeiter und pro Kalenderjahr erfassen;
• prüfen, ob die Voraussetzungen für den Abflussbeitrag erfüllt sind;
• die erforderlichen Erklärungen und Zahlungen an die Urssaf abzugeben;
• Bewahren Sie die Dokumente auf, die die angewandte Regelung rechtfertigen.

Das Fehlen eines Vertragsverhältnisses zwischen dem Unternehmen, das das Geschenk anbietet, und dem Arbeitnehmer, der es erhält, schließt daher die Anwendung von Sozialversicherungsbeiträgen nicht aus.

Wann kann der 20%ige Abflussbeitrag angewendet werden?

Nach allgemeinem Recht unterliegt diese Leistung als Vergütung den Sozialversicherungsbeiträgen und -abgaben. Es gilt jedoch ein vereinfachtes System, wenn der Arbeitnehmer:

1. führt eine kommerzielle Tätigkeit oder eine Tätigkeit durch, die in direktem Zusammenhang mit Kunden steht;
2. Erhält üblicherweise in seinem Tätigkeitsbereich Summen oder Vorteile von Drittunternehmen im Zusammenhang mit dieser Tätigkeit.

Sind diese beiden Bedingungen erfüllt, kann das Drittunternehmen einen Entlastungsbeitrag in Höhe von 20 % zahlen.

Dieser Beitrag ersetzt die regulären Sozialversicherungsbeiträge für den Teil der Leistung, der innerhalb der im Sozialversicherungsgesetz festgelegten Grenzen liegt.

Welche Mitarbeiter sind für dieses Programm berechtigt?

Das interministerielle Rundschreiben vom 5. März 2012 erwähnt insbesondere:

• Verkaufspersonal in den Bereichen Parfümerie, Kosmetik und Parapharmazie;
• Verkäufer in Fachgeschäften, allgemeinen Einzelhandelsgeschäften und Kaufhäusern;
• Hotelportiers;
• einige Mitarbeiter im Bank- und Versicherungswesen, die in direktem Kundenkontakt stehen;
• das Verkaufspersonal der Autohäuser;
• Mitarbeiter, die an Verkaufsanreiz- oder Werbeaktionen mit Geschenkgutscheinen teilnehmen;
• Mitarbeiter, die für die Erstellung von Finanzierungsvorschlägen zur Unterstützung des Verkaufs von Produkten oder Dienstleistungen zuständig sind.

Diese Liste hilft dabei, die wichtigsten relevanten Aktivitäten zu identifizieren, doch jede Transaktion muss einzeln geprüft werden. Die bloße Einstufung eines Vorhabens als „geschäftliches Geschenk“ oder „Anreiz“ reicht nicht aus, um die Anwendung der günstigen Steuerregelung zu begründen.

Welche Schwellenwerte gelten für den Abflussbeitrag?

Die Schwellenwerte werden pro Mitarbeiter und über das gesamte Kalenderjahr hinweg anhand des monatlichen Bruttomindestlohns, berechnet auf Basis der gesetzlichen Arbeitszeit, ermittelt.

Vorbehaltlich der Erfüllung der Bedingungen der Ausnahmeregelung:

• Bei einem Bruttomonatsmindestlohn von bis zu 15 % fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an;
• Für den Teilbetrag zwischen 15 % und 150 % des monatlichen Bruttomindestlohns gilt der 20%ige Entlassungsbeitrag
• Übersteigt der Betrag 150 % des monatlichen Bruttomindestlohns, unterliegt der übersteigende Teil den regulären Sozialversicherungsbeiträgen.

Da diese Schwellenwerte an den Mindestlohn gekoppelt sind, muss ihr Betrag in Euro zum Zeitpunkt der Leistungsbewilligung überprüft werden.

DieUrssaf stellt das System der Leistungen dar, die dem Arbeitnehmer eines Drittunternehmens gewährt werden , sowie die Bedingungen für die Anwendung des Entlassungsbeitrags.

Welche Regeln gelten für Geschenkgutscheine und Geschenkkarten?

Besondere Regeln gelten, wenn Leistungen ausschließlich in Form von Geschenkgutscheinen im Rahmen von Verkaufsanreizen oder Werbeaktionen gewährt werden.

Geschenkgutscheine umfassen insbesondere:

• Geschenkgutscheine;
• Geschenkgutscheine;
• Geschenkboxen;
• digitale Wertpapiere;
• Zugang zu einem Katalog, aus dem der Begünstigte eine Prämie auswählen kann.

Bei diesen Vorgängen ist der Ablösebeitrag nicht fällig, wenn der Wert der Wertpapiere 10 % des monatlichen Bruttomindestlohns pro Mitarbeiter und Vorgang nicht übersteigt.

Sie gilt dann für den Anteil zwischen 10 % und 70 % des monatlichen Bruttomindestlohns, bis zu einer Obergrenze von vier Transaktionen pro Jahr.

Werden diese Grenzwerte überschritten, muss die Berechnung anhand der jährlichen Schwellenwerte von 15 % und 150 % des monatlichen Bruttomindestlohns neu durchgeführt werden. Unternehmen, die mehrere Kampagnen organisieren, müssen daher die Informationen zentralisieren, um eine isolierte Bewertung jeder einzelnen Aktion zu vermeiden.

Wie sieht es mit Geschenken aus, die direkt an Kunden angeboten werden?

Die vorstehenden Regeln gelten grundsätzlich nicht für Geschenke, die einem Kundenunternehmen gemacht werden oder die im Rahmen einer Geschäftsbeziehung ohne Gegenleistung gegeben werden.

Diese Geschenke fallen in erster Linie unter die Körperschaftsteuer. Ihre Kosten können vom zu versteuernden Einkommen abgezogen werden, wenn sie im Interesse des Unternehmens anfallen, keinen übermäßigen Wert haben und nicht durch Vorschriften verboten sind.

Die Mehrwertsteuer kann für Geschenke mit geringem Wert zurückgefordert werden, sofern deren Preis pro Empfänger und Jahr 73 € inklusive Mehrwertsteuer nicht übersteigt. Dieser Schwellenwert, der ab 2026 gilt, umfasst auch Nebenkosten, insbesondere Verpackungs- und Versandkosten.

Übersteigt der jährliche Gesamtwert der Geschenke 3.000 €, kann eine Meldepflicht bestehen. Das Wirtschaftsministerium erläutert die wichtigsten steuerlichen Regelungen für Geschäftsgeschenke.

Vorsichtsmaßnahmen, die vor der Organisation einer Verkaufsherausforderung zu treffen sind

Vor der Einführung eines Anreizprogramms für die Mitarbeiter eines Partners sollte das Unternehmen Folgendes beachten:

• das Ziel der Operation genau definieren;
• die Begünstigten und deren Arbeitgeber ermitteln;
• prüfen, ob ihre Tätigkeit kommerzieller Natur ist oder in direktem Zusammenhang mit Kunden steht;
• untersuchen, ob die Gewährung solcher Vergünstigungen in dem Sektor gängige Praxis darstellt;
• die Regeln für die Berechnung und Vergabe von Prämien festzulegen;
• um eine jährliche und individuelle Überwachung der Leistungen sicherzustellen;
• die Berichtspflichten und die sozialen Kosten des Systems ermitteln;
• die internen Regelungen des Arbeitgebers der Begünstigten prüfen;
• um die Risiken von Interessenkonflikten oder Korruption zu vermeiden.

Die Zustimmung des Arbeitgebers des Mitarbeiters, der das Geschenk erhält, oder zumindest dessen Benachrichtigung wird dringend empfohlen. Einige interne Richtlinien, Verhaltenskodizes oder Antikorruptionsrichtlinien schränken Geschenke von Lieferanten und Geschäftspartnern tatsächlich ein oder verbieten sie ganz.

Welche Risiken bestehen im Falle eines Fehlers?

Im Rahmen einer Prüfung kann die Urssaf die Befreiung oder den Entlastungsbeitrag anfechten, wenn die Bedingungen des Programms nicht erfüllt sind.

Das Unternehmen birgt dann insbesondere folgende Risiken:

• eine Erinnerung an die Sozialversicherungsbeiträge;
• Zuschläge und Verzugsgebühren;
• eine Diskussion über die Bewertung des Nutzens;
• eine umfassende Neubewertung der bei der Operation angewandten Behandlung;
• Schwierigkeiten mit dem Arbeitgeber des begünstigten Arbeitnehmers.

Daher ist eine korrekte Klassifizierung der Transaktion und die Aufbewahrung genauer Belege unerlässlich.

Häufig gestellte Fragen zu Firmengeschenken

Unterliegt ein Geschenk an einen Mitarbeiter eines Kunden immer den Sozialversicherungsbeiträgen?

Nein. Es muss geklärt werden, ob die Vergünstigung eine im Interesse des anbietenden Unternehmens erbrachte Tätigkeit kompensiert. Anschließend müssen die Bedingungen und Schwellenwerte der Sonderregelung geprüft werden.

Wer zahlt den Entlastungsbeitrag?

Der Beitrag ist von dem Drittunternehmen zu entrichten, das dem Arbeitnehmer den Betrag oder die Leistung zuweist.

Gilt der 20%-Satz für alle Geschenke?

Nein. Es wird davon ausgegangen, dass der Arbeitnehmer eine gewerbliche Tätigkeit ausübt oder eine Tätigkeit, die in direktem Zusammenhang mit Kunden steht, und dass die Gewährung von Vergünstigungen durch Dritte in seinem Sektor üblich ist.

Sind Geschenkkarten betroffen?

Ja. Geschenkgutscheine, Geschenkkarten und Geschenkboxen, auch digitale, können in dieses Programm aufgenommen werden. Für Verkaufsaktionen, die ausschließlich in Form von Geschenkgutscheinen durchgeführt werden, gelten bestimmte Schwellenwerte.

Gilt die gleiche steuerliche Behandlung für ein Geschenk, das direkt an den Kunden geht?

Nein. Ein Geschenk an ein Kundenunternehmen fällt primär unter die Steuervorschriften für Geschäftsgeschenke und nicht unter die Sozialversicherungsregelung für Leistungen an Arbeitnehmer Dritter.

Unterstützung der ARST Avocats

Die Einführung einer Vertriebs-Challenge, eines Anreizprogramms oder einer Richtlinie für Firmengeschenke erfordert die Antizipation ihrer sozialen, finanziellen und ethischen Konsequenzen.

Die Abteilung für Sozialrecht von ARST Avocats unterstützt Unternehmen bei der Inanspruchnahme dieser Leistungen, der Sicherung ihrer Geschäftstätigkeit und der Durchführung von Urssaf-Prüfungen.

Geschrieben von Morgan Jamet und Chaouki Gaddada