Elektronische Rechnungsstellung: Was die Reform für die Vertragspraxis von Unternehmen ändert

Die flächendeckende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung, die auf Artikel 26 des Finanzänderungsgesetzes von 2022 zurückgeht, tritt am 1. September 2026 in Kraft. Diese Reform verfolgt primär ein fiskalisches Ziel: die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug, die Vorausfüllung von Steuererklärungen, die Verbesserung des Echtzeit-Einblicks in die Geschäftstätigkeit und die Optimierung des Managements öffentlicher Maßnahmen. Angesichts der nahenden Fristen konzentrieren sich die Teams auf ein einziges Ziel: die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen in den erforderlichen Formaten, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Dies ist die Zielgerade vor dem Stichtag 1. September 2026, und der Druck ist für große und mittelständische Unternehmen besonders hoch, da sie ab diesem Datum ihre Rechnungen in diesem Format ausstellen müssen. In diesem Wettlauf um die Einhaltung der Vorschriften werden die Auswirkungen der Einführung auf die Vertragsbeziehungen zwischen Lieferanten und Kunden nicht berücksichtigt. Dies hat eindeutig keine Priorität. Es fehlt zudem an Weitblick: Solange das System nicht implementiert ist und Unternehmen nicht mit ersten Streitigkeiten konfrontiert sind, ist eine vorausschauende Planung schwierig. Die Folgen der Systemimplementierung müssen jedoch bereits jetzt antizipiert werden.

Eine Rechnung ist viel mehr als nur ein Buchhaltungsdokument

Eine Rechnung ist ein Buchhaltungsdokument mit erheblichen steuerlichen Auswirkungen: Sie weist die Mehrwertsteuer aus und bestimmt das Recht des Empfängers, diese abzuziehen. Daher ist es naheliegend, dass Buchhalter, Finanzabteilungen und Softwarehersteller als erste von der Reform betroffen sind.

Aus vertraglicher Sicht ist eine Rechnung jedoch weit mehr als das. Sie legt den geschuldeten Betrag fest und bestätigt ihn. Sie setzt die Zahlungsfrist in Gang und begründet damit gegebenenfalls das Recht auf Vertragsstrafen und/oder Verzugszinsen. Sie dient als Grundlage für Streitigkeiten: Mit Erhalt der Rechnung kann der Kunde Preis, Menge oder Leistung beanstanden. Schließlich ist sie ein zentrales Beweismittel bei Streitigkeiten über die Vertragserfüllung. In der Geschäftswelt ist die Rechnung der entscheidende Punkt zwischen Vertragserfüllung und Zahlung.

Vorher und nachher: ​​Was die Reform im Abrechnungsprozess ändert

Bislang erfolgte die Rechnungsstellung teils digital, teils papierbasiert. Die Übermittlung erfolgte über einen einfachen Kanal: Die Rechnung, die von der internen Rechnungslösung für strukturiertere Unternehmen erstellt wurde, erreichte den Empfänger per E-Mail oder Post. Elektronische Rechnungsstellung gab es bereits; das französische Steuergesetzbuch erlaubte sie – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – in Form von computergestütztem Datenaustausch oder elektronisch signierten Rechnungen. Das System unterschied sich jedoch: Es basierte auf der Wahlmöglichkeit der Parteien, nicht auf einer Pflicht, und ohne die Beteiligung eines obligatorischen Dritten. Eine eingescannte Papierrechnung oder ein per E-Mail versendetes Standard-PDF gelten künftig nicht mehr als konform. Die elektronische Rechnung, wie sie in der Reform definiert ist, folgt einem strukturierten Format, enthält Pflichtfelder in entsprechenden Feldern und wird über eine zugelassene Plattform übermittelt. Dies ist vergleichbar mit der elektronischen Signatur, die die Einhaltung technischer Bedingungen erfordert, welche ihre Gültigkeit und Rechtswirksamkeit bestimmen.

Im Falle der Nichteinhaltung oder einer Streitigkeit folgte eine Reihe von Nachrichtenaustauschen: E-Mails, Anrufe, Briefe. Dies waren Nachrichtenaustausche zwischen Personen.

Wir stellen auf ein völlig neues System um. Rechnungen zwischen in Frankreich ansässigen und der französischen Mehrwertsteuer unterliegenden Unternehmen werden künftig elektronisch über eine von den Steuerbehörden genehmigte Plattform ausgestellt, übermittelt und empfangen. Diese Plattform dient als obligatorisches Portal für Rechnungen und Daten, die an die französische Finanzdirektion (DGFiP) übermittelt werden. Der Prozess wird strukturiert und nachvollziehbar gestaltet, mit Meilensteinen, Statusaktualisierungen, Ablehnungen und der Kennzeichnung von Abweichungen. Beispielsweise konnte eine Rechnung, der eine obligatorische Angabe fehlte, bis vor Kurzem problemlos bearbeitet und bezahlt werden. Ab sofort wird die Bearbeitung jedoch gestoppt.

Die Umstellung erfolgt in zwei Phasen. Bis zum 1. September 2026 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können, und große Unternehmen, einschließlich mittelständischer Unternehmen, sind verpflichtet, diese elektronisch auszustellen. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) folgen ab dem 1. September 2027. Während dieser Einführungsphase wird das Zweikanalsystem voraussichtlich beibehalten.

Rechnungsbestimmungen, scheinbar einfache technische Instrumente, sind Schlüsselelemente in den Streitigkeiten von morgen

Einer der wichtigsten Beiträge der Reform liegt in der Schaffung standardisierter Rechnungsstatus: Eingang, Verfügbarkeit, Ablehnung, Zahlungsverweigerung und Zahlungseingang. Diese Status werden plattformübergreifend verwendet und mit einem Zeitstempel versehen. Sie unterliegen nicht allen denselben Regeln: Einige sind obligatorisch, andere optional und liegen im Ermessen der Plattformen und ihrer Kunden. Dieser Spielraum bietet eine Chance: Die Parteien können ihn nutzen und die Verwendung optionaler Status vertraglich regeln (wer sie aktiviert, innerhalb welchen Zeitraums und mit welchen Auswirkungen).

Auf den ersten Blick scheinen diese Gesetze bloß technische Hilfsmittel zu sein. In der Praxis dürften sie jedoch bei der Beilegung vieler Handelsstreitigkeiten eine entscheidende Rolle spielen.

Nehmen wir das Beispiel der Ablehnung einer Rechnung. Das System ermöglicht es dem Empfänger, eine Rechnung aus genau definierten Gründen abzulehnen. Eine Streitigkeit über den Preis, die Qualität der Dienstleistung oder die Konformität der Ware fällt jedoch nicht zwangsläufig unter die von der Plattform bereitgestellten Ablehnungsmechanismen. Wie lassen sich also bestehende vertragliche Streitbeilegungsverfahren mit dem neuen Status des elektronischen Rechnungssystems vereinbaren? Diese Frage ist alles andere als theoretisch, und das Gesetz schweigt dazu.

Die übliche Zahlungsfrist (maximal 60 Tage bzw. 45 Tage zum Monatsende) beginnt mit dem Rechnungsdatum. Das neue System trennt jedoch die Rechnungsstellung, das Hochladen auf die Plattform und die tatsächliche Zustellung an den Empfänger: Jeder dieser Schritte wird mit einem Zeitstempel versehen und fällt nicht immer zusammen. Wie lässt sich das Rechnungsdatum, das die Zahlungsfrist auslöst, mit dem Eingangsdatum, ab dem der Kunde die Rechnung bearbeiten kann, in Einklang bringen? Eine Klärung dieser Frage liegt im Interesse aller Beteiligten.

Die Reform stärkt zudem die Nachverfolgbarkeit von Transaktionen. Die von den Plattformen erfassten Informationen könnten in künftigen Streitigkeiten über die Erfüllung von Zahlungsverpflichtungen besonders wichtige Beweismittel darstellen.

Zahlungsfristen: Jede Zahlung wird vermerkt

Ein Punkt ist besonders zu beachten: Mit der Reform werden Zahlungsdaten von zugelassenen Plattformen an die Steuerbehörden übermittelt. Die Steuerbehörden selbst versprechen sich unter anderem eine „bessere Einhaltung von Zahlungsfristen“. Die DGCCRF (französische Generaldirektion für Wettbewerbspolitik, Verbraucherschutz und Betrugsbekämpfung) überwacht Zahlungsfristen jedoch aktiv, was zu erheblichen und systematisch veröffentlichten Bußgeldern führen kann. Das Gesetz regelt bereits den Austausch sämtlicher Dokumente und Informationen zwischen ihren Beamten und denen der DGFiP (französische Finanzaufsichtsbehörde). Umfassende, mit Zeitstempel versehene Daten zu Rechnungen und Zahlungen könnten diese Überwachung daher erleichtern: Genau das sieht die Reform vor.

Die genehmigte Plattform ist ein wichtiges Bindeglied, bleibt aber ein IT-Dienstleister

Die zugelassene Plattform spielt in diesem neuen System eine zentrale Rolle. Sie registriert das Unternehmen im zentralen Verzeichnis, identifiziert es im Datenportal der Regierung, übermittelt und empfängt Rechnungen und leitet Transaktions- und Zahlungsdaten an die französische Finanzdirektion (DGFiP) weiter. Jedes Unternehmen kann seine Plattform frei wählen; es besteht keine Verpflichtung, die Plattform seines Kunden oder Lieferanten zu verwenden.

Eine zugelassene Plattform bleibt jedoch ein IT-Dienstleister. Die staatliche Zulassung (eine dreijährige, verlängerbare Registrierung) bestätigt die Einhaltung der Systemanforderungen; sie garantiert weder die langfristige Rentabilität noch die Qualität der Dienstleistung oder die Fairness der Vertragsbedingungen. Das Gesetz regelt das Verhältnis der Plattform zur Regierung: Die Registrierung kann an Bedingungen geknüpft und entzogen werden; die Nichterfüllung der Datenübertragungspflichten wird mit einer Geldstrafe von 50 € pro Rechnung, maximal 45.000 € pro Jahr, geahndet; und im Falle eines Plattformwechsels muss die vorherige Plattform mindestens ein Jahr lang Mindestleistungen erbringen. Das Verhältnis zum Kunden ist hingegen nicht gesetzlich geregelt. Dieses wird vertraglich festgelegt: Die Plattform muss wie jeder Anbieter kritischer Dienstleistungen ausgewählt und reguliert werden (Service-Level, Wiederherstellungszeiten, Haftungsbeschränkungen, Umgang mit und Rückgabe von Abrechnungsdaten, Kündigungsbedingungen).

Zwischen Lieferant und Kunde: eine Kette von Beteiligten und Fehlern, die nur der Vertrag regelt

Die bilaterale Beziehung zwischen Lieferant und Kunde wird zu einer Kette: der Lieferant, seine zugelassene Plattform, die zugelassene Plattform des Kunden, der Kunde selbst sowie der Datenhub der Verwaltung, der gleichzeitig als zentrales Verzeichnis dient.

Jede beteiligte Partei kann scheitern. Dies kann beispielsweise durch einen Adressierungsfehler im Verzeichnis, die Nichtverfügbarkeit der Plattform, eine aus technischen Gründen abgelehnte Rechnung oder die Abmeldung während der Vertragslaufzeit bedingt sein. Die Regelungen betreffen die steuerlichen Folgen solcher Fehler: Für jede Partei sind Pflichten und Strafen festgelegt. Sie regeln jedoch nicht die zivil- und handelsrechtlichen Folgen. Wer trägt die Last der verspäteten Zahlung, der Strafen oder gar der Folgen einer ausgesetzten Lieferung oder Dienstleistung aufgrund vermeintlicher Nichtzahlung, wenn eine Rechnung den Kunden aufgrund eines Plattformausfalls nicht erreicht?

Zu diesem Punkt gibt es keine spezifischen gesetzlichen Regelungen. Es herrscht jedoch keine Rechtslücke; allgemeines Recht findet Anwendung, doch diese allgemeinen Lösungen lassen Raum für Unsicherheiten. Bis Rückmeldungen aus der Praxis vorliegen, obliegt es dem Vertrag, diese Situationen zu regeln. Die Parteien können ein vereinfachtes Verfahren bei Nichtverfügbarkeit der Plattform, einen Aussetzungsbeschluss bei Verzögerungen durch einen technischen Vermittler sowie eine gegenseitige Benachrichtigungspflicht vereinbaren. Ein Anhang zur „elektronischen Rechnungsstellung“ im Rahmenvertrag, der im Zuge der Etablierung der Praxis angepasst werden kann, erscheint ein geeigneter Ansatz: Er schafft den Rahmen, ohne den Vertrag zu starr zu gestalten.

In der Übergangsphase konzentrieren sich die Risiken, und es steht nicht für alle dasselbe auf dem Spiel

Zwischen dem 1. September 2026 und dem 1. September 2027 werden zwei Kategorien regulierter Unternehmen parallel existieren: Große und mittelständische Unternehmen, die elektronisch senden und empfangen, und kleine und mittlere Unternehmen sowie Kleinstunternehmen, die zwar elektronisch empfangen müssen, aber weiterhin über traditionelle Kanäle elektronisch senden können. Unternehmen werden voraussichtlich ein duales System beibehalten, bis das System zuverlässiger ist und technische Probleme behoben wurden.

Mögliche Fehler lassen sich heute erkennen. Eine Rechnung, die sowohl über die Plattform als auch per E-Mail versendet, doppelt erfasst und doppelt bezahlt wurde. Eine Gutschrift, die über einen Kanal kursiert, obwohl die Originalrechnung über den anderen Kanal versendet wurde.

Die Anforderungen variieren je nach Position. Ein Kunde mit zahlreichen Lieferanten muss die Erkennung von Doppelrechnungen organisieren und seine Eingangskanäle kontrollieren. Ein Lieferant, der nur wenige Rechnungen pro Monat ausstellt, muss sich primär einen Nachweis über den Rechnungseingang sichern. Die notwendigen Bestimmungen unterscheiden sich daher von Unternehmen zu Unternehmen; eine Standardklausel reicht nicht aus. Oftmals regeln bestehende Verträge diese Probleme nicht, da sie in einem Umfeld verfasst wurden, das sich allmählich verändern wird. Die Analyse muss mit einer Erfassung der internen Prozesse und Verfahren jedes Unternehmens beginnen.

Jetzt planen, später überarbeiten

Tatsächlich sind die aktuellen Bestimmungen von Unternehmensverträgen möglicherweise ungeeignet für die Realität dieser neuen Art, Geschäfte zu machen.

Es ist notwendig, proaktiv zu sein: technische und betriebliche Probleme zu identifizieren, deren Behandlung im Vertrag zu organisieren, selbst wenn dies bedeutet, den Vertrag im Laufe der gewonnenen Erfahrungen zu überarbeiten.

Die elektronische Rechnungsstellung ist mehr als nur eine Frage der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. Sie verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Zahlungen für ihre Verpflichtungen erfassen, einfordern und gegebenenfalls anfechten. Unternehmen müssen dieses neue System so schnell wie möglich in ihre Verträge integrieren, bevor anfängliche Schwierigkeiten die Beitreibung ausstehender Beträge behindern und unnötige Rechtsstreitigkeiten verursachen.

Referenzen

• Gesetz Nr. 2022-1157 vom 16. August 2022 zur Änderung des Finanzgesetzes für 2022, Art. 26.
• Gesetz Nr. 2023-1322 vom 29. Dezember 2023 über die Finanzen für 2024, Art. 91.
• Gesetz Nr. 2026-103 vom 19. Februar 2026 über die Finanzen für das Jahr 2026, Art. 123.
• Verordnung Nr. 2025-1247 vom 17. Dezember 2025 zur Neukodifizierung der Mehrwertsteuer und verschiedener Änderungen des Gesetzes über die Besteuerung von Waren und Dienstleistungen.
• Allgemeines Steuergesetzbuch, Art. 289, VI und VII (vorherige Fassung); Art. 289 bis, 289 E, 290 A und 290 B (Fassungen gültig ab dem 1. September 2026); Art. 1737, III, IV, IV bis und V.
• Handelsgesetzbuch, Art. L. 441-10 und L. 441-16.
• Steuerverfahrensordnung, Art. L. 83 A.
• Dekret Nr. 2022-1299 vom 7. Oktober 2022 und Verordnung vom 7. Oktober 2022 über die allgemeine Einführung der elektronischen Rechnungsstellung.
• DGFiP, „Elektronische Rechnungsstellung: Praktischer Leitfaden für den Einstieg am 1. September 2026“, impots.gouv.fr.
• DGCCRF, „Zahlungsverzögerungen zwischen Unternehmen: 248 Unternehmen geprüft und Verwaltungsstrafen in Höhe von fast 30 Millionen Euro verhängt“, Meldung vom 21. Juni 2024, economie.gouv.fr.