Vertraulichkeit von Besprechungen zwischen Parteien und Anwälten: Regeln, die man kennen sollte

Verhandlungsgespräch mit Anwälten: Sind die Gespräche vertraulich?

Die Vertraulichkeit eines Treffens zwischen Anwälten und Parteien ist nicht automatisch gegeben. Die bloße Anwesenheit eines Anwalts reicht nicht aus, um die spätere Verwendung von während des Treffens ausgetauschten Aussagen, Dokumenten oder Vorschlägen zu verhindern.

Diese Frage ist von entscheidender Bedeutung, wenn ein Unternehmen mit einem Vertragspartner, Lieferanten, Mitarbeiter oder Gegner zusammentrifft, um eine gütliche Einigung in einem Streitfall zu erzielen. Zu voreilig übermittelte Informationen oder unüberlegte Vorschläge können später vor Gericht als Beweismittel verwendet werden.

Vor jedem Verhandlungsgespräch ist es daher notwendig, die dem Berufsgeheimnis unterliegenden Gespräche zu identifizieren, diejenigen, die unter die Vertraulichkeit zwischen Anwälten fallen, und diejenigen, die durch eine gesonderte Vereinbarung geschützt werden müssen.

Worin besteht der Unterschied zwischen beruflicher Schweigepflicht und Vertraulichkeit?

Das Anwaltsgeheimnis und die Vertraulichkeit der Kommunikation zwischen Anwälten sind zwei sich ergänzende, aber dennoch unterschiedliche Schutzmechanismen.

Das erste Gesetz schützt in erster Linie das Verhältnis zwischen Anwalt und Mandant. Das zweite Gesetz regelt die Kommunikation zwischen Anwälten.

Anwaltliche Schweigepflicht

Artikel66-5 des Gesetzes vom 31. Dezember 1971 sieht vor, dass Beratungen eines Anwalts an seinen Mandanten, der zwischen ihnen ausgetauschte Schriftverkehr, Gesprächsnotizen und allgemein Dokumente in der Akte der anwaltlichen Schweigepflicht unterliegen.

Der Anwalt kann daher die ihm im Rahmen seiner Tätigkeit anvertrauten Informationen nicht frei preisgeben.

Dieser Schutz ermöglicht es dem Mandanten, mit seinem Berater zu kommunizieren, die Stärken und Schwächen seiner Situation zu erläutern und gemeinsam mit ihm eine Verhandlungs- oder Verteidigungsstrategie auszuarbeiten.

Die anwaltliche Schweigepflicht obliegt jedoch primär dem Anwalt. Der Mandant unterliegt nicht derselben Schweigepflicht wie sein Anwalt. Die Rechtsprechung im Verwaltungsrecht bekräftigt daher, dass der Mandant zwar bestimmte Korrespondenz offenlegen kann, diese Korrespondenz aber ohne seine Zustimmung nicht gegen ihn verwendet werden darf. Diese Unterscheidung wurde insbesondere durch einen Beschluss des Staatsrats vom 28. Februar 2025.

Die Vertraulichkeit des Austauschs zwischen Anwälten

Artikel3 der nationalen internen Vorschriften für den Anwaltsberuf legt den Grundsatz der Vertraulichkeit des Austauschs zwischen Anwälten fest.

Dies umfasst insbesondere:

• Korrespondenz eines Anwalts an einen Kollegen;
• Gespräche und mündlicher Austausch zwischen Anwälten;
• die im Zuge dieses Austauschs erstellten Notizen und Dokumente;
• die Informationen, die zwischen Beratern während vertraulicher Verhandlungen ausgetauscht werden.

Grundsätzlich darf ein vertraulicher Schriftwechsel zwischen Anwälten nicht vollständig dem Mandanten mitgeteilt, an Dritte weitergegeben oder vor Gericht vorgelegt werden.

Sind alle Briefe zwischen Anwälten vertraulich?

Nein. Die nationalen internen Vorschriften sehen Ausnahmen vor.

Korrespondenz zwischen Anwälten kann als „offiziell“ gelten, wenn sie:

• ist gleichbedeutend mit einem Verfahrensakt;
• bezieht sich nicht auf frühere Schriftstücke, Erklärungen oder Materialien, die der Vertraulichkeit unterliegen;
• entspricht den berufsständischen Bestimmungen.

Ein offizielles Schreiben kann dem Mandanten übermittelt und vor Gericht vorgelegt werden. Es kann insbesondere dazu verwendet werden, eine Position, eine förmliche Mitteilung, eine Zusage oder eine zwischen den Parteien getroffene Vereinbarung zu formalisieren.

Umgekehrt reicht es nicht immer aus, ein Dokument lediglich als „vertraulich“ zu kennzeichnen, um ihm Rechtsschutz zu gewähren. Ebenso wenig kann ein Anwalt ein Schreiben formalisieren, das den Inhalt vorheriger vertraulicher Verhandlungen wiedergibt oder offenlegt.

Die Klassifizierung der Börsen muss daher im Voraus erfolgen. Oft ist es notwendig, zwischen Folgendem zu unterscheiden:

• vertrauliche Korrespondenz zur Suche nach einer einvernehmlichen Lösung;
• offizielle Korrespondenz, die eine Position oder Verpflichtung festlegt;
• die Handlungen, die die Vereinbarung zwischen den Parteien endgültig formalisieren.

Ist ein Treffen mit den Parteien und ihren Anwälten vertraulich?

Die Anwesenheit von Anwälten führt nicht automatisch dazu, dass die gesamte Verhandlung vertraulich wird.

Wenn zwei Anwälte miteinander kommunizieren, unterliegen ihre Äußerungen in der Regel der anwaltlichen Schweigepflicht. Äußerungen, die direkt von ihren Mandanten getätigt werden, genießen jedoch nicht unbedingt denselben Schutz.

Die Parteien eines Rechtsstreits unterliegen nicht den berufsrechtlichen Bestimmungen für Rechtsanwälte. Sofern nichts anderes vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben ist, können sie daher zu einem späteren Zeitpunkt Folgendes in Anspruch nehmen:

• eine während des Treffens erfolgte Bestätigung;
• einen Finanzvorschlag;
• eine Erklärung zu den Fakten des Streitfalls;
• ein während der Sitzung eingereichtes Dokument;
• eine Buchhaltungs- oder Geschäftspräsentation;
• eine E-Mail, die vor oder nach dem Treffen versendet wird;
• Der Bericht wurde von einem der Teilnehmer erstellt.

Die Anwesenheit von Beratern schafft nicht automatisch eine „Vertraulichkeitsblase“, die alle Interventionen abdeckt. Diese Verwirrung tritt jedoch häufig bei Verhandlungsgesprächen zwischen Unternehmen oder Partnern auf.

Kann ein Vergleichsvorschlag vor Gericht verwendet werden?

Es hängt alles vom Autor, dem Medium und den Umständen seiner Entstehung ab.

Ein ausschließlich zwischen Anwälten in vertraulicher Atmosphäre ausgetauschter Vorschlag kann grundsätzlich nicht vor Gericht vorgelegt werden. Umgekehrt genießt ein Angebot, das eine Partei direkt an die andere richtet, möglicherweise keinen besonderen Schutz.

In ähnlicher Weise können ein direkt zwischen den Parteien übermittelter Entwurf einer Vergleichsvereinbarung, ein bei einem Treffen ausgehändigter Entschädigungsplan oder eine zusammenfassende E-Mail als Beweismittel dienen.

Ein vorgeschlagener gütlicher Vergleich stellt nicht zwangsläufig ein Schuldeingeständnis dar. Sein Inhalt kann jedoch Tatsachen, Beträge, eine Auslegung des Vertrags oder eine Risikobewertung offenbaren, die in einem späteren Rechtsstreit relevant werden könnten.

Deshalb müssen wir eine systematische Gleichsetzung vermeiden:

• die Bereitschaft zu Verhandlungen;
• die Anerkennung einer Tatsache;
• die Übernahme von Verantwortung;
• ein verbindliches Angebot;
• ein einfaches Diskussionsszenario.

Die Verhandlungsdokumente müssen deren Art und Nutzungsbedingungen genau festlegen.

Wie kann man eine Verhandlungssitzung schützen?

Die sicherste Lösung ist der Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung vor dem Treffen.

Diese Vereinbarung kann von den Parteien selbst unterzeichnet oder in ein Verhandlungsprotokoll aufgenommen werden. Sie muss die zu schützenden Informationen und den Informationsaustausch präzise definieren.

Was sollte die Vertraulichkeitsvereinbarung beinhalten?

Je nach Kontext kann die Vereinbarung insbesondere Folgendes festlegen:

• die Identität der Teilnehmer des Treffens;
• Gegenstand der Verhandlungen;
• die Vertraulichkeit der Gespräche;
• die betreffenden Dokumente;
• das Verbot, die Sitzung aufzuzeichnen;
• das Verbot, die Börsenquittungen vor Gericht vorzulegen;
• die Personen, an die die Informationen übermittelt werden dürfen;
• die Verfahren zur Aufbewahrung oder Rückgabe von Dokumenten;
• Ausnahmen von der Vertraulichkeit;
• die Dauer der Verpflichtung;
• die Folgen eines Verstoßes gegen die Vereinbarung;
• das anwendbare Recht und die zuständige Gerichtsbarkeit.

Die Vereinbarung muss außerdem festlegen, dass die Teilnahme an der Sitzung und die Ausarbeitung eines Vorschlags an sich weder eine Anerkennung der Verantwortung noch einen Verzicht auf ein Recht darstellen.

Eine allgemeine Erklärung, dass „die Gespräche vertraulich sind“, ist möglicherweise nicht ausreichend, wenn die Parteien die Art der Informationen und die verbotenen Verwendungszwecke nicht definieren.

Ist es möglich, ein vertrauliches Gespräch aufzuzeichnen?

Die Aufzeichnung einer Sitzung ohne die Zustimmung aller Teilnehmer birgt erhebliche Schwierigkeiten.

Ungeachtet der Frage, ob eine heimliche Aufnahme als Beweismittel zulässig ist, kann sie die Fairness des Austauschs, die Privatsphäre oder die von den Teilnehmern eingegangenen vertraglichen Verpflichtungen untergraben.

Vor Beginn des Treffens ist es daher ratsam, Folgendes schriftlich festzuhalten:

• dass keine Audio- oder Videoaufnahmen gestattet sind;
• dass keine automatische Transkription durchgeführt werden kann;
• dass der Einsatz von Besprechungsassistenten mithilfe künstlicher Intelligenz ohne vorherige Vereinbarung untersagt ist;
• dass alle Notizen den vereinbarten Vertraulichkeitsregeln unterliegen.

Diese Vorsichtsmaßnahme hat mit der Entwicklung von Videokonferenzsystemen, automatischer Transkription und Berichten, die von künstlicher Intelligenz generiert werden, besondere Bedeutung erlangt.

Sind Mediations- und Schlichtungsgespräche vertraulich?

Bestimmte gütliche Streitbeilegungsverfahren profitieren von einem spezifischen Rechtsrahmen.

Die im Rahmen der Mediation erhobenen Feststellungen und Aussagen des Mediators dürfen grundsätzlich nicht ohne die Zustimmung der Parteien an Dritte weitergegeben oder in Gerichts- oder Schiedsverfahren verwendet werden. Ausnahmen bestehen jedoch, insbesondere aus zwingenden Gründen des öffentlichen Interesses oder wenn die Offenlegung zur Durchsetzung der getroffenen Vereinbarung erforderlich ist.

Vertraulichkeit kann auch im Rahmen folgender Vereinbarungen gewährleistet werden:

• der herkömmlichen Mediation;
• der gerichtlichen Mediation;
• einer Versöhnung;
• eines partizipativen Verfahrens;
• eines kollaborativen Prozesses;
• einer vertraglich geregelten Verhandlung.

Ein Treffen sollte jedoch nicht automatisch als Mediation gelten, nur weil es eine einvernehmliche Lösung anstrebt. Art und Ablauf des Verfahrens, die Person des Moderators und die vereinbarten Regeln müssen klar definiert sein.

Welche Vorsichtsmaßnahmen sollten vor dem Treffen getroffen werden?

Vor einem Treffen zwischen den Parteien und ihren Anwälten empfiehlt es sich, einige Schritte zu befolgen.

1. Definieren Sie das Ziel des Treffens

Die Teilnehmer müssen wissen, ob das Treffen folgende Ziele verfolgt:

• Informationen austauschen;
• eine Einigung anstreben;
• eine Beschwerde einreichen;
• auf eine förmliche Mitteilung zu reagieren;
• eine Expertenbegutachtung organisieren;
• Vergütung aushandeln;
• Ein Transaktionsprotokoll vorbereiten.

Diese Qualifikation beeinflusst die Art der Informationen, die kommuniziert werden können.

2. Sensible Informationen identifizieren

Der Anwalt muss seinem Mandanten die Dokumente nennen, die nicht an die Gegenpartei weitergegeben werden dürfen, darunter:

• interne Rechtsberatungen;
• Austausch zwischen dem Mandanten und seinem Anwalt;
• Risikoanalysen;
• Dokumente, die dem Geschäftsgeheimnis unterliegen;
• personenbezogene Daten;
• sensible Buchhaltungs- oder Geschäftsdaten.

3. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung abschließen

Die Vereinbarung sollte idealerweise vor dem Versand der Dokumente unterzeichnet werden, nicht erst zu Beginn des Treffens.

4. Die Teilnehmer beaufsichtigen

Es sollte eine Liste der autorisierten Teilnehmer für das Meeting erstellt werden: Manager, Mitarbeiter, Experten, Finanzberater, Versicherer oder Techniker.

Jeder Teilnehmer unterliegt einer angemessenen Vertraulichkeitsverpflichtung.

5. Dokumentenrückverfolgbarkeit organisieren

Die eingereichten Dokumente können gekennzeichnet, nummeriert und mit einem Vermerk über ihre Vertraulichkeit versehen werden. Ihre Weitergabe darf nur an autorisierte Empfänger erfolgen.

6. Den Bericht meistern

Die Parteien müssen festlegen, ob ein Protokoll oder eine Zusammenfassung der Schlussfolgerungen erstellt wird. Außerdem muss bestimmt werden, wer dieses verfasst und unter welchen Bedingungen es verwendet werden darf.

Was geschieht, wenn eine Einigung erzielt wird?

Die Vertraulichkeit der Verhandlungen sollte die Formalisierung der erzielten Vereinbarung nicht verhindern.

Sobald die Kernpunkte vereinbart sind, können die Anwälte Folgendes festlegen:

• offizielle Korrespondenz, die bestimmte Verpflichtungen bestätigt;
• eine Grundsatzübereinstimmung;
• ein Transaktionsprotokoll;
• eine Vertragsänderung;
• ein Schlichtungsbericht;
• ein Antrag auf gerichtliche Genehmigung.

Das endgültige Dokument muss rechtlich verbindliche Verpflichtungen von bloßen Verhandlungsschritten unterscheiden.

Es ist außerdem sinnvoll zu klären, ob die Existenz und der Inhalt der Vereinbarung nach ihrer Unterzeichnung vertraulich bleiben.

Warum sollte man die Vertraulichkeit von Verhandlungen erwarten?

Ein schlecht vorbereitetes Meeting kann die Prozessstrategie eines Unternehmens untergraben. Äußerungen, die mit dem Ziel einer Kompromissfindung gemacht werden, können aus dem Zusammenhang gerissen und als Eingeständnis oder Anerkennung der Verantwortung dargestellt werden.

Umgekehrt können zu weit gefasste Vertraulichkeitsvereinbarungen es erschweren, nachzuweisen, dass die Vereinbarung letztendlich zustande gekommen ist.

Die Herausforderung besteht daher darin, die Verhandlungsfreiheit zu schützen und gleichzeitig die Möglichkeit zu erhalten, eingegangene Verpflichtungen zu formalisieren und durchzusetzen.

ARST Avocats unterstützt Unternehmen, Manager und Partner bei der Vorbereitung sensibler Verhandlungen, der Ausarbeitung von Vertraulichkeitsvereinbarungen und Transaktionsprotokollen sowie bei der Durchführung von Wirtschaftsstreitigkeiten.

Von Morgan Jamet, Partneranwältin – Artikel zum Thema Wirtschaftsstreitigkeiten,
aktualisiert im September 2026