Registrierung elektronisch signierter Dokumente: Regeln und Vorsichtsmaßnahmen

DieRegistrierung elektronisch signierter Dokumente wird von den Steuerbehörden seit dem 1. Januar 2021 akzeptiert. Privat signierte Dokumente können daher – vorbehaltlich der gesetzlich vorgesehenen Ausnahmen – in Form einer Kopie zur Registrierung eingereicht werden.

Diese Möglichkeit entbindet die Parteien jedoch nicht von der Pflicht, die Gültigkeit der elektronischen Signatur, die spezifischen Bedingungen des betreffenden Rechtsakts und die Einhaltung etwaiger Registrierungsfristen zu überprüfen.

Die Registrierung elektronisch signierter Dokumente ist zulässig

Mit Artikel 157 des Finanzgesetzes für 2021 wurde Artikel 658 des Allgemeinen Steuergesetzbuches geändert, um den Folgen der Entwicklung elektronischer Signaturen Rechnung zu tragen.

Nach der aktuellen Fassung Artikel 658 des Allgemeinen Steuergesetzbuches , dass die Formalität der Registrierung auf einer Kopie privat unterzeichneter Dokumente elektronisch abgeschlossen werden kann.

Mit dieser Bestimmung wurde eine Praxis dauerhaft verankert, die während der Gesundheitskrise deutlich an Bedeutung gewonnen hatte, als Reisebeschränkungen Unternehmen und Juristen dazu veranlassten, die Fernsignatur.

Das Speichern einer Kopie bedeutet jedoch nicht, dass das elektronische Originaldokument gelöscht werden kann. Es ist weiterhin unerlässlich, das Dokument in seinem ursprünglichen elektronischen Format zu erhalten, ebenso wie die Elemente, die die Überprüfung der Identität der Unterzeichner, des verwendeten Signaturverfahrens und der Integrität des Dokuments ermöglichen.

Welche elektronisch signierten Dokumente können registriert werden?

Die in Artikel 658 des CGI vorgesehene Möglichkeit betrifft privat unterzeichnete Urkunden, die der Formalität der Registrierung unterliegen müssen oder können.

Je nach Art des Vorgangs können dies bestimmte damit zusammenhängende Handlungen umfassen:

• zur Übertragung von Kapitalanteilen;
• zur Übertragung von Betriebsvermögen;
• auf Vorgänge, die den Lebenszyklus eines Unternehmens beeinflussen;
• für bestimmte Pachtverträge oder Vereinbarungen;
• auf Schuldanerkenntnisse;
• auf Handlungen, für die die Parteien gegenüber Dritten einen bestimmten Termin festlegen möchten.

Daher müssen nicht alle elektronisch signierten Dokumente registriert werden. Die Pflicht, die Frist und die Höhe der Gebühren hängen von der rechtlichen und steuerlichen Natur der Transaktion ab.

Diese Überprüfung muss vor der Unterzeichnung erfolgen. Eine gültige elektronische Signatur kann eine versäumte Anmeldefrist oder die Nichterfüllung einer obligatorischen Formalität nicht kompensieren.

Die Ausnahme betrifft bestimmte einseitige Verkaufsversprechen

Artikel 658 des CGI schließt ausdrücklich die in Artikel 1589-2 des Bürgerlichen Gesetzbuches genannten einseitigen Verkaufsversprechen aus .

Dies umfasst insbesondere einseitige Versprechen in Bezug auf:

• ein Gebäude oder ein Immobilienrecht;
• ein Unternehmen;
• ein Pachtrecht, das sich auf das gesamte Gebäude oder einen Teil davon erstreckt;
• bestimmte Wertpapiere von Unternehmen, deren Vermögen überwiegend aus Immobilien besteht.

Artikel 1589-2 legt fest, dass diese Versprechen durch eine notarielle Urkunde oder eine innerhalb von zehn Tagen nach ihrer Annahme durch den Begünstigten registrierte private Vereinbarung belegt werden müssen. Andernfalls ist das Versprechen ungültig.

Dieser Ausschluss erfordert daher besondere Sorgfalt bei der Wahl der Dokumentform und der Art der Unterzeichnung.

Elektronische Signatur und Registrierung: zwei separate Kontrollmechanismen

Die steuerliche Anerkennung einer Kopie des Dokuments reicht für sich genommen nicht aus, um die Gültigkeit der elektronischen Signatur zu begründen.

Gemäß Artikel 1366 des Bürgerlichen Gesetzbucheshaben elektronische Dokumente die gleiche Beweiskraft wie Dokumente in Papierform, vorausgesetzt:

• dass die Person, von der es stammt, eindeutig identifiziert werden kann;
• dass das Dokument unter Bedingungen erstellt und aufbewahrt wird, die seine Integrität gewährleisten.

Artikel 1367 des Bürgerlichen Gesetzbuches legt fest, dass eine Unterschrift ihren Urheber identifiziert und dessen Zustimmung zu den sich aus dem Akt ergebenden Verpflichtungen signalisiert. Elektronische Unterschriften müssen auf einem zuverlässigen Identifizierungsverfahren beruhen, das ihre Verbindung zu dem Akt, dem sie beigefügt sind, gewährleistet.

Daher muss eine Unterscheidung getroffen werden:

• die Rechtsgültigkeit des Aktes;
• die Zuverlässigkeit des elektronischen Signaturverfahrens;
• die Erhaltung des elektronischen Originaldokuments und seiner Beweismittel;
• die Erledigung der steuerlichen Registrierungsformalitäten.

Die für die Registrierung zuständige Behörde ist nicht damit beauftragt, die Gültigkeit des Dokuments oder die rechtliche Zuverlässigkeit des verwendeten Signaturverfahrens zu bestätigen.

Welche Auswirkungen hat die Aufnahme?

Die Registrierung ermöglicht in erster Linie die Erfüllung der für bestimmte Transaktionen erforderlichen Steuerformalitäten und gegebenenfalls die Begleichung der entsprechenden Abgaben.

Es kann auch Beweiskraft entfalten. Gemäß Artikel 1377 des Bürgerlichen Gesetzbucheserlangt eine private Vereinbarung gegenüber Dritten ab dem Tag ihrer Registrierung ein bestimmtes Datum.

Die Registrierung allein behebt den Sachverhalt jedoch nicht:

• fehlende Zustimmung;
• die fehlende Befugnis eines Unterzeichners;
• ein nicht ausreichend zuverlässiges Signaturverfahren;
• eine Unregelmäßigkeit, die den Inhalt des Dokuments betrifft;
• Nichteinhaltung einer anderen rechtlichen Formalität.

Vorsichtsmaßnahmen, die vor der Anmeldung zu treffen sind

Vor der Registrierung eines elektronisch signierten Dokuments wird empfohlen, die folgenden Punkte zu überprüfen:

1. feststellen, ob die Registrierung obligatorisch oder nur optional ist;
2. die zuständige Abteilung und die geltende Frist angeben;
3. vergewissern, dass das Dokument elektronisch signiert werden kann;
4. Verwenden Sie ein Signaturverfahren, das der Bedeutung und dem Risiko der Transaktion angemessen ist;
5. die Identität und Befugnisse jedes Unterzeichners überprüfen;
6. Bewahren Sie das elektronische Originaldokument, das Signaturzertifikat, die Beweisdatei und den Prüfpfad auf;
7. Bereiten Sie das für den Registrierungsdienst bestimmte Exemplar vor;
8. Bitte prüfen Sie die Höhe und die Zahlungsbedingungen etwaiger anfallender Gebühren;
9. Bewahren Sie den Einzahlungs- und Registrierungsbeleg auf.

Die gedruckte oder eingescannte Kopie des Dokuments sollte nicht die einzige aufbewahrte Kopie sein. Das elektronische Original und die mit der Signatur verbundenen Daten sind im Streitfall unerlässlich.

Unterstützung der ARST Avocats

Die Digitalisierung erleichtert zwar das Erstellen und Registrieren von Dokumenten, beseitigt aber weder die Formvorschriften noch die geltenden Fristen.

Die Abteilung für Gesellschaftsrecht von ARST Avocats unterstützt Unternehmen bei der Erstellung, elektronischen Unterzeichnung und Registrierung ihrer Rechtsdokumente, insbesondere im Zusammenhang mit Unternehmenstransaktionen, Übertragungen, Umstrukturierungen oder dem Abschluss strategischer Verträge.

Eine Vorprüfung ermöglicht es, gleichzeitig den Inhalt des Dokuments, die Befugnisse der Unterzeichner, den Unterzeichnungsprozess und die Erledigung der steuerlichen Formalitäten sicherzustellen.

Artikel geschrieben von Morgan Jamet