L’épidémie du Coronavirus baptisée COVID-19 confronte les entreprises à une situation inédite, dont le caractère exceptionnel a été renforcé par les déclarations du Président de la République du 12 mars dernier, en particulier :

  • Fermeture des crèches, des écoles, des collèges, des lycées, des universités ;
  • Invitation à limiter les déplacements au strict nécessaire et à recourir au maximum au
    télétravail pour les salariés ;
  • Le dispositif du chômage partiel favorisé dans des proportions importantes afin de permettre aux entreprises de surmonter les baisses d’activité liées à une telle situation ;
  • Report du paiement des cotisations sociales du mois de mars.

Tous les acteurs, en particulier les entreprises, sont appelés à participer à la gestion d’une crise sanitaire d’une ampleur exceptionnelle

C’est un vrai défi auxquelles les entreprises sont confrontées, que ce soit sur le plan des ressources humaines ou sur le plan économique.

Le cabinet Arst Avocats a tenu à vous présenter ses premières recommandations pour vous aider à affronter cette situation :

  1. Informer et consulter les membres du comité sociale et économique (CSE) ;
  2. Mise à jour du document unique d’évaluation des risques :
  3. Informer les salariés sur les mesures de prévention recommandée par les pouvoirs publics ;
  4. Mise en place du télétravail
  5. Recours au chômage partiel

Nous vous présentons ci-après chacune de ces recommandations.

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Première recommandation : informer et consulter les membres du comité sociale et économique (CSE)

L’employeur a l’obligation de prendre les mesures pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs (article L. 4121-1 du Code du travail).

Parmi ces mesures, l’employeur doit définir des actions de prévention des risques, d’information et de formation des salariés et de mise en place d’une organisation et de moyens adaptés.

Il convient d’associer les représentants du personnel à la définition de ces mesures de prévention.

Le CSE doit en effet être consulté sur les questions intéressant « l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise », ainsi que sur la « politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi. »

La propagation de l’épidémie du Covid-19 et les mesures annoncées par les pouvoirs publics pour y faire face intéressent, à l’évidence, la marche générale de l’entreprise, en ce qu’elle touche aux conditions d’emploi des salariés et à la préservation de leur état de santé.

Associer les représentants du personnel aux mesures à envisager dans un tel contexte peut également présenter la vertu de vous permettre de bénéficier d’un relai supplémentaire auprès des salariés pour mieux les sensibiliser sur la nécessité de respecter les mesures de prévention.

Deuxième recommandation : mettre à jour le document unique d’évaluation des risques (DUER)

Le DUER est le document qui vous permet de faire l’inventaire des risques dans l’entreprise et de les évaluer.

Pour rappel, le DUER doit être mis en place dans toutes les structures, quelle soit la taille de leur effectif.

La propagation de l’épidémie du COVID-19 est un nouveau risque auquel sont confrontés les salariés : il convient de l’intégrer dans le DUER.

La mise à jour du DUER pour intégrer ce risque vous permettra d’identifier les postes de travail pour lesquels il existe un risque de transmission de l’épidémie et d’intégrer les mesures de prévention et de protection adaptées, par exemple les gestes barrières préconisées par les pouvoir publics.

Troisième recommandation : informer les salariés sur les mesures de protection

Informer les salariés sur les mesures de prévention recommandées par les pouvoirs publics, notamment :

  • Se laver les mains régulièrement ;
  • Tousser ou éternuer dans son coude ;
  • Utiliser des mouchoirs à usage unique et les jeter ;
  • Porter un masque quand on est malade ;
  • Eviter de se serrer les mains ;
  • Pour les salariés en contact avec la clientèle (notamment les salariés exerçant une fonction de vente) : respecter une zone de courtoisie d’au moins un mètre ;
  • Eviter les voyages et déplacements non impératifs dans les zones à risque.

Nous vous recommandons de diffuser auprès des salariés une note de service reprenant les mesures de prévention recommandées par les pouvoirs publics.

Quatrième recommandation : mettre en place le télétravail

Les pouvoirs publics ont fortement incité les entreprises, dans un souci de santé publique, à recourir au télétravail.

Le télétravail peut également vous permettre de pallier l’absence des salariés empêchés de se rendre dans l’entreprise pour des raisons personnelles : par exemple, les salariés contraints de rester à domicile pour garder leurs enfants.

Dans le contexte de l’épidémie du Covid-19, le télétravail peut être mis en place par l’employeur, sans l’accord du salarié : le code du travail permet en effet d’imposer aux salariés le recours au télétravail en cas de menace d’épidémie. Aucun formalisme n’est de surcroît imposé dans un tel cadre.

Pour des raisons de preuve, nous vous recommandons néanmoins un échange de courrier électronique ou de SMS.

Il peut également être utile d’encadrer le recours au télétravail par l’établissement d’une charte qui vous permettra de définir les règles à respecter par les salariés qui en bénéficient.

Cinquième recommandation : le recours au chômage partiel

A ce sujet, des mesures exceptionnelles ont été annoncées afin de permettre aux entreprises de surmonter la baisse d’activité liée à l’épidémie du Covid-19.

Le dispositif de chômage partiel permet à l’entreprise, pendant une période limitée :

  • De fermer temporairement tout ou partie de l’établissement ;
  • De réduire de l’horaire habituel de travail en-deçà de la durée légale de travail.
  • Le principe du chômage partiel est de rémunérer les salariés placés en chômage partiel à hauteur de 70 % de leur rémunération brute pour les heures chômées : l’employeur bénéficie en contrepartie du versement par l’Etat d’une indemnité qui est égale à 7,74 euros par heure chômée par salarié (7,23 € par heure chômée pour les entreprises de plus de 50 salariés.

Lors de son intervention télévisée, le Président de la République a déclaré que les pouvoirs publics allaient fortement inciter les entreprises à recourir au chômage partiel. Ce jour, le Ministère du travail a annoncé que le remboursement des entreprises serait porté à 100 %.

Des précisions sont attendues dans les tout prochains jours.

Quelles sont les formalités ?

  • Consultation préalable du CSE ;
  • Faire une demande d’autorisation administrative auprès de la Direccte (cette demande auprès de la Direccte est effectuée en ligne : https://activitepartielle.emploi.gouv.fr)

Il convient de préciser les motifs justifiant le recours à l’activité partielle et le nombre de salariés concernés. Elle est accompagnée de l’avis du CSE.

A compter de la réception de la demande, l’administration dispose d’un délai de quinze jours calendaires pour notifier une décision de refus ou d’autorisation. L’absence de réponse dans ce délai vaut acceptation implicite.

Les Direcctes ont été incitées, compte tenu de la situation exceptionnelle, à répondre dans un délai de 48 heures.

Sachez que si la demande de chômage partiel a été acceptée, les salariés concernés ne peuvent pas refuser sa mise en activité partielle.