Enregistrement des actes signés électroniquement : règles et précautions

L’enregistrement des actes signés électroniquement est admis par l’administration fiscale depuis le 1er janvier 2021. Les actes sous signature privée peuvent ainsi être présentés à la formalité de l’enregistrement sous la forme d’une copie, sous réserve des exceptions prévues par la loi.

Cette possibilité ne dispense toutefois pas les parties de vérifier la validité de la signature électronique, les conditions propres à l’acte concerné et le respect des éventuels délais d’enregistrement.

L’enregistrement des actes signés électroniquement est autorisé

L’article 157 de la loi de finances pour 2021 a modifié l’article 658 du Code général des impôts afin de tirer les conséquences du développement de la signature électronique.

Dans sa rédaction actuelle, l’article 658 du Code général des impôts permet l’accomplissement de la formalité de l’enregistrement sur une copie des actes sous signature privée signés électroniquement.

Cette disposition a pérennisé une pratique qui s’était fortement développée pendant la crise sanitaire, lorsque les restrictions de déplacement avaient conduit les entreprises et les professionnels du droit à recourir beaucoup plus fréquemment à la signature à distance.

L’enregistrement d’une copie ne signifie cependant pas que le document électronique original peut être supprimé. Il demeure essentiel de conserver l’acte dans son format électronique d’origine, ainsi que les éléments permettant de vérifier l’identité des signataires, le procédé de signature employé et l’intégrité du document.

Quels actes signés électroniquement peuvent être enregistrés ?

La possibilité prévue par l’article 658 du CGI concerne les actes sous signature privée qui doivent ou peuvent être soumis à la formalité de l’enregistrement.

Il peut notamment s’agir, selon la nature de l’opération, de certains actes relatifs :

• aux cessions de droits sociaux ;
• aux cessions de fonds de commerce ;
• aux opérations affectant la vie d’une société ;
• à certains baux ou conventions ;
• aux reconnaissances de dette ;
• aux actes pour lesquels les parties souhaitent obtenir une date certaine à l’égard des tiers.

Tous les actes signés électroniquement n’ont donc pas à être enregistrés. L’obligation, le délai et le montant des droits dépendent de la nature juridique et fiscale de l’opération.

Il convient de procéder à cette vérification avant la signature. Une signature électronique régulière ne permet pas de remédier à l’expiration d’un délai d’enregistrement ou au défaut d’accomplissement d’une formalité obligatoire.

L’exception concernant certaines promesses unilatérales de vente

L’article 658 du CGI exclut expressément les promesses unilatérales de vente mentionnées à l’article 1589-2 du Code civil.

Sont notamment concernées les promesses unilatérales portant sur :

• un immeuble ou un droit immobilier ;
• un fonds de commerce ;
• un droit au bail portant sur tout ou partie d’un immeuble ;
• certains titres de sociétés à prépondérance immobilière.

L’article 1589-2 prévoit que ces promesses doivent être constatées par un acte authentique ou par un acte sous signature privée enregistré dans les dix jours suivant leur acceptation par le bénéficiaire. À défaut, la promesse est nulle.

Cette exclusion impose donc une vigilance particulière lors du choix de la forme de l’acte et de son mode de signature.

Signature électronique et enregistrement : deux contrôles distincts

L’acceptation fiscale d’une copie de l’acte ne suffit pas, à elle seule, à établir la validité de la signature électronique.

Selon l’article 1366 du Code civil, l’écrit électronique possède la même force probante que l’écrit sur support papier, à condition :

• que la personne dont il émane puisse être dûment identifiée ;
• que l’acte soit établi et conservé dans des conditions garantissant son intégrité.

L’article 1367 du Code civil précise que la signature identifie son auteur et manifeste son consentement aux obligations résultant de l’acte. Lorsqu’elle est électronique, elle doit reposer sur un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache.

Il faut ainsi distinguer :

• la validité juridique de l’acte ;
• la fiabilité du procédé de signature électronique ;
• la conservation de l’original électronique et de ses preuves ;
• l’accomplissement de la formalité fiscale d’enregistrement.

L’administration chargée de l’enregistrement n’a pas pour mission de certifier la validité de l’acte ou la fiabilité juridique du procédé de signature utilisé.

Quels sont les effets de l’enregistrement ?

L’enregistrement permet en premier lieu d’accomplir la formalité fiscale imposée pour certaines opérations et de liquider, le cas échéant, les droits correspondants.

Il peut également produire un effet probatoire. En vertu de l’article 1377 du Code civil, un acte sous signature privée acquiert date certaine à l’égard des tiers à compter du jour de son enregistrement.

L’enregistrement ne régularise toutefois pas :

• un défaut de consentement ;
• l’absence de pouvoir d’un signataire ;
• un procédé de signature insuffisamment fiable ;
• une irrégularité affectant le contenu de l’acte ;
• le non-respect d’une autre formalité légale.

Les précautions à prendre avant l’enregistrement

Avant de faire enregistrer un acte signé électroniquement, il est recommandé de vérifier les points suivants :

1. déterminer si l’enregistrement est obligatoire ou seulement facultatif ;
2. identifier le service compétent et le délai applicable ;
3. vérifier que l’acte peut être signé électroniquement ;
4. employer un procédé de signature adapté à l’importance et au risque de l’opération ;
5. contrôler l’identité et les pouvoirs de chaque signataire ;
6. conserver l’acte électronique original, le certificat de signature, le fichier de preuve et la piste d’audit ;
7. préparer la copie destinée au service de l’enregistrement ;
8. vérifier le montant et les modalités de paiement des droits éventuels ;
9. conserver la preuve du dépôt et de l’enregistrement.

La copie imprimée ou numérisée de l’acte ne doit pas devenir l’unique exemplaire conservé. L’original électronique et les données associées à la signature constituent des éléments essentiels en cas de contestation.

L’accompagnement d’ARST Avocats

La dématérialisation facilite la conclusion et l’enregistrement des actes, mais elle ne supprime ni les règles de forme ni les délais applicables.

Le département droit des sociétés d’ARST Avocats accompagne les entreprises dans la rédaction, la signature électronique et l’enregistrement de leurs actes juridiques, notamment à l’occasion d’opérations sociétaires, de cessions, de restructurations ou de la conclusion de contrats stratégiques.

Une vérification préalable permet de sécuriser simultanément le contenu de l’acte, les pouvoirs des signataires, le procédé de signature et l’accomplissement des formalités fiscales.

Article écrit par Morgan Jamet