Stellt die Genehmigung einer elektronischen Rechnung ein Schuldanerkenntnis dar?

Mit der zunehmenden Verbreitung elektronischer Rechnungen werden Unternehmen digitale Rechnungen nicht mehr nur empfangen und verarbeiten, sondern ihnen im Laufe ihres Lebenszyklus auch unterschiedliche Status zuweisen. Der Status „Genehmigte Rechnung“ könnte dabei schnell zu Streitigkeiten führen.

Stellt der Status „Rechnung genehmigt“ eine Schuldanerkennung dar? Kann er gegenüber dem Empfänger als Forderungsnachweis verwendet werden? Obwohl er scheinbar keine automatische Rechtswirkung hat, könnte seine Beweiskraft dennoch erheblich sein, insbesondere in Geschäftsbeziehungen, in denen Beweismittel frei zulässig sind. Die Herausforderung besteht daher darin, die vertraglichen, organisatorischen und rechtlichen Konsequenzen dieser neuen Arbeitsabläufe vorherzusehen.

Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung wird im Allgemeinen aus der Perspektive der Besteuerung, der Informationssysteme oder der Buchhaltungsorganisation von Unternehmen betrachtet.

Dies könnte jedoch erhebliche Auswirkungen auf Vertrags- und Rechtsstreitigkeiten haben.

Das neue System beschränkt sich nicht nur auf die Organisation der Rechnungsstellung und des Rechnungsempfangs in elektronischer Form. Es ermöglicht auch die Verfolgung ihres Lebenszyklus anhand verschiedener Status: Einreichung, Ablehnung, Verfügbarkeit, Annahme, Zurückweisung, Streitfall, Genehmigung, Zahlung oder Inkasso.

Diese Informationen hinterlassen einen datierten Datensatz, der in den Systemen der Unternehmen und ihren zugelassenen Plattformen gespeichert wird. Sie können vor Gericht vorgelegt werden.

Daraus ergibt sich die Frage: Kann der Aussteller die Tatsache, dass der Empfänger einer elektronischen Rechnung den Status „genehmigt“ zuweist, als Schuldanerkennung nutzen?

Die Antwort kann weder ausschließlich bejahend noch ausschließlich verneinend sein.

Die Genehmigung einer elektronischen Rechnung scheint an sich keine Schuldanerkennung im Sinne des Zivilrechts darzustellen.

Es könnte sich jedoch als ein bedeutendes Beweisstück für das Bestehen, die Höhe oder das anfängliche Fehlen eines Streitfalls bezüglich der Forderung erweisen.

Die durch die Reform eingeführte Änderung könnte daher weniger substanziell als vielmehr beweisrelevant sein: Die Zustimmung wird die Schulden nicht verursachen, aber sie könnte deren spätere Anfechtung erschweren.

Diese Analyse konzentriert sich primär auf Geschäftsbeziehungen zwischen Freiberuflern, insbesondere zwischen Händlern, bei denen Beweismittel grundsätzlich frei zulässig sind. Der Umfang einer Genehmigung muss gegebenenfalls anders beurteilt werden bei Beziehungen zu Verbrauchern, im Rahmen gemischter Transaktionen, öffentlicher Aufträge oder bei Anwendung branchenspezifischer Regelungen.

1. Verwechseln Sie nicht die drei Formen der „Akzeptanz“.

Die erste Schwierigkeit liegt im Vokabular.

Der Begriff „Akzeptanz“ kann mindestens drei verschiedene Realitäten umfassen:

• Akzeptanz der elektronischen Rechnungsübermittlung;
• die Annahme oder Genehmigung einer bestimmten Rechnung im Rahmen ihres Bearbeitungszyklus;
• Die rechtliche Annahme einer Verpflichtung oder die Anerkennung einer Schuld.

Diese Konzepte sollten nicht verwechselt werden.

Akzeptanz des Übertragungsverfahrens.

Artikel 289, VI des Allgemeinen Steuergesetzbuches sieht vor, dass die Übermittlung und Bereitstellung elektronischer Rechnungen der Annahme durch den Empfänger unterliegt.

Diese Annahme bezieht sich auf den Grundsatz des elektronischen Empfangs von Rechnungen und nicht auf die Gültigkeit der einzelnen Rechnungsbeträge.

Im Bereich der obligatorischen Reformen sieht Artikel 289 bis des Allgemeinen Steuergesetzbuches abweichend von Artikel 289 VI vor, dass die Ausstellung, Übermittlung und der Empfang von Rechnungen in elektronischer Form und über eine zugelassene Plattform erfolgen müssen.

Diese erste Bedeutung des Begriffs ist daher von der vorliegenden Fragestellung zu unterscheiden. Die Zustimmung zum elektronischen Empfang von Rechnungen bedeutet offensichtlich nicht, alle Rechnungen zu akzeptieren, die anschließend über diesen Kanal versendet werden.

Der einer bestimmten Rechnung zugewiesene Status.

Der im Mai 2025 veröffentlichte experimentelle AFNOR XP Z12-012-Standard beschreibt die Formate und Profile von Rechnungsnachrichten und Lebenszyklusstatus, die die Mindestgrundlage der Reform bilden.

Mithilfe dieser Nachrichten können die Beteiligten die Bearbeitung einer bestimmten Rechnung verfolgen und Informationen im Zusammenhang mit dieser Bearbeitung austauschen.

Der Genehmigungsstatus erfolgt daher innerhalb eines Workflows, der eine einzelne Rechnung betrifft. Er unterscheidet sich von einer einfachen Empfangsbestätigung oder allgemeinen Annahme über den elektronischen Kanal.

Seine Reichweite ist daher potenziell größer.

Seine Bedeutung sollte jedoch nicht überschätzt werden: Ein technischer Standard definiert eine Nachricht, ihr Format und ihre Austauschbedingungen. Er legt nicht zwangsläufig alle zivil- oder handelsrechtlichen Konsequenzen fest, die ein Richter dem so aufgezeichneten Verhalten beimessen kann.

Die rechtliche Annahme der Schuld.

Der dritte Begriff fällt unter das Obligationenrecht.

Es setzt voraus, dass der Schuldner oder sein Vertreter die Bereitschaft erklärt, das Bestehen einer Verpflichtung seinerseits anzuerkennen.

Erst auf dieser Ebene kann die Qualifizierung einer Schuldanerkennung in Betracht gezogen werden.

Die Frage ist daher nicht, ob das System das Wort „genehmigt“ oder dessen englisches Äquivalent „akzeptiert“ verwendet. Vielmehr geht es darum, zu ermitteln, was das Unternehmen mit der Vergabe dieses Status rechtlich zum Ausdruck gebracht hat, unter Berücksichtigung der Texte, des Vertrags, seiner internen Verfahren und der spezifischen Umstände.

2. Die Genehmigung der Rechnung stellt naturgemäß keine Schuldanerkennung dar.

Eine Schuldanerkennung ist ein Akt, durch den eine Person zugibt, eine Geldschuld zu haben.

Grundsätzlich handelt es sich um eine Feststellungsurkunde: Sie stellt eine bestehende Schuld fest und erleichtert deren Nachweis. Sie begründet nicht notwendigerweise eine neue Verpflichtung und stellt nur dann eine Novation dar, wenn die eindeutige Absicht besteht, die vorherige Verpflichtung zu ersetzen.

Artikel 1376 des Bürgerlichen Gesetzbuches sieht vor, dass eine private Vereinbarung, in der sich eine Partei verpflichtet, einer anderen einen Geldbetrag zu zahlen, nur dann voll wirksam ist, wenn sie Folgendes enthält:

• die Unterschrift der Person, die die Verpflichtung eingeht;
• die von ihm selbst verfasste Angabe der Summe in Worten und Zahlen.

Für elektronische Medien müssen diese Anforderungen mit den Artikeln 1366 und 1367 des Bürgerlichen Gesetzbuches in Einklang gebracht werden.

Elektronische Dokumente haben dieselbe Rechtskraft wie Papierdokumente, sofern ihr Verfasser eindeutig identifiziert werden kann und ihre Integrität gewährleistet ist. Die Unterschrift identifiziert den Verfasser und signalisiert dessen Zustimmung zu den sich aus dem Dokument ergebenden Verpflichtungen.

Der Status „genehmigt“ entspricht nicht spontan diesem Muster.

Es kann zugewiesen werden:

• von einer Person, die ausschließlich die buchhalterische Bearbeitung von Rechnungen übernimmt;
• nach einem automatisierten Abgleich zwischen Rechnung, Bestellung und Quittung;
• über ein Shared-Services-Center;
• durch einen externen Dienstleister;
• durch ein Computersystem, ohne individuelle menschliche Eingriffe;
• während die operative Abteilung, die Einkaufsabteilung oder die Rechtsabteilung ihre Prüfungen noch nicht abgeschlossen haben.

Es muss nicht unbedingt eine Erklärung enthalten, dass das Unternehmen die Zahlung des Rechnungsbetrags unwiderruflich anerkennt.

Es handelt sich dabei nicht notwendigerweise um eine elektronische Signatur im Sinne von Artikel 1367 des Bürgerlichen Gesetzbuches.

Es erlaubt uns nicht immer festzustellen, ob die Person, die die Handlung vorgenommen hat, die Befugnis hatte, eine Schuld anzuerkennen oder auf einen Streitfall zu verzichten.

Schließlich scheint kein Text, der sich auf die elektronische Rechnungsstellung bezieht, die folgenden Auswirkungen automatisch mit dem Genehmigungsstatus zu verknüpfen:

• endgültige Anerkennung der Schuld;
• unwiderrufliche Annahme der Konformität der Dienstleistung;
• Verzicht auf vertragliche Ausnahmen;
• automatische Verlagerung der Beweislast;
• Verbot jeglicher weiterer Streitigkeiten.

Daher sollte eine im System genehmigte Rechnung nicht automatisch als Schuldanerkennung im Sinne des Zivilrechts angesehen werden.

3. Die Rechnung bleibt ein vom Gläubiger ausgestelltes Dokument.

Die Reform ändert nichts an dem in Artikel 1353 des Bürgerlichen Gesetzbuches festgelegten Grundsatz: Die Partei, die die Erfüllung einer Verpflichtung beansprucht, muss diese auch beweisen.

Eine Rechnung wird einseitig vom Lieferanten ausgestellt. Sie gibt den Betrag an, für den die Zahlung verlangt wird, beweist aber nicht unbedingt von sich aus:

• die Existenz der Ordnung;
• den genauen Umfang der vereinbarten Leistung;
• die tatsächliche Lieferung der Ware;
• die Konformität der Dienstleistung;
• die Preisvereinbarung;
• die Durchsetzbarkeit der Schulden.

Artikel 1363 des Bürgerlichen Gesetzbuches besagt, dass sich niemand selbst einen Titel geben kann.

Die Rechtsprechung geht daher davon aus, dass die bloße Vorlage einer Rechnung oder das Ausbleiben eines Widerspruchs seitens des Empfängers nicht unbedingt ausreicht, um die Schuld zu begründen, insbesondere wenn das Bestehen des Vertrags, die Erbringung der Dienstleistung oder die Vereinbarung über den Preis bestritten werden.

Die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung macht die Rechnung daher nicht zu einem rechtsverbindlichen Dokument und gibt dem Lieferanten nicht die Befugnis, seinen Anspruch einseitig geltend zu machen.

Die elektronische Genehmigung bringt jedoch ein neues Element mit sich: Sie kommt nicht mehr ausschließlich vom Gläubiger.

Die Spur einer Genehmigung könnte somit eines der vom Empfänger ausgehenden Elemente darstellen, die die vom Lieferanten ausgestellte Rechnung bestätigen könnten.

4. Die Zustimmung kann ein Beweiselement sein, das vom Empfänger ausgeht.

Im Handelsrecht verankert Artikel L110-3 des Handelsgesetzbuches die Beweisfreiheit der Kaufleute.

Der Richter kann daher jedes relevante Element berücksichtigen:
Vertrag und allgemeine Geschäftsbedingungen;

• Bestellungen;
• Lieferscheine;
• Interventionsberichte;
• E-Mails;
• Buchhaltung;
• Teilzahlungen;
• Ausbleiben oder verspätete Proteste;
• Verhalten der Parteien;
• Spuren aus Informationssystemen.

Der Status „genehmigt“ kann in dieses Set aufgenommen werden.

Der Gläubiger könnte argumentieren:

Die Rechnung wurde dem Kunden vorgelegt. Dieser akzeptierte sie, erhob keinen Einspruch und markierte sie schließlich als „genehmigt“. Anschließend gab es über mehrere Wochen oder Monate keine weiteren Beanstandungen. Erst nach wiederholten Mahnungen oder der Einleitung eines Gerichtsverfahrens kam es zu einer Beanstandung.

Das Argument führt nicht automatisch dazu, dass eine Zustimmung in ein Schuldeingeständnis umgewandelt wird.

Es könnte jedoch die Plausibilität einiger Tatsachen stärken:

• Die Rechnung ist tatsächlich beim Empfänger angekommen;
• Es wurde festgestellt, dass es sich um eine bestehende Geschäftsbeziehung handelt;
• Sie hat die vom Unternehmen eingeführten internen Kontrollverfahren bestanden;
• Im Arbeitsablauf wurden keine Streitigkeiten gemeldet;
• Das Unternehmen hat zumindest an einem bestimmten Stichtag ein Verhalten an den Tag gelegt, das mit der normalen Rechnungsbearbeitung übereinstimmt.

Die Rechtsprechung akzeptiert bereits, dass eine Reihe von Rechnungen, Buchhaltungsunterlagen und anderen übereinstimmenden Elementen eine Schuld zwischen Händlern begründen können, vorausgesetzt, der Beweis beschränkt sich nicht allein auf die Aussagen des Lieferanten.

Die Spur einer Genehmigung könnte genau eines der Elemente darstellen, die vom Empfänger ausgehen und die vom Gläubiger erstellte Rechnung untermauern.

5. Schuldanerkennung und Beweismittel: unterschiedliche Voraussetzungen, aber manchmal ähnliche Rechtswirkungen.

Es ist wichtig, klar zwischen einem Schuldanerkenntnis und einer Beweislage zu unterscheiden.

Eine Schuldanerkennung hat ihre eigene Beweiskraft: Der Gläubiger kann sich auf ein Dokument berufen, mit dem der Schuldner die Verpflichtung ausdrücklich anerkannt hat.

Die Debatte konzentriert sich dann hauptsächlich auf die Gültigkeit oder den Umfang des Rechtsakts, das Vorliegen eines Einwilligungsmangels, den tatsächlich anerkannten Betrag oder den späteren Erlöschen der Schuld.

Eine Reihe von Indikatoren hat nicht dieselbe rechtliche Wirkung.

Es obliegt stets dem Gläubiger, seinen Anspruch nachzuweisen, und dem Richter steht es frei, den Wert der vorgelegten Beweise zu beurteilen.

In der Praxis dürfte sich der Unterschied jedoch verringern.

Wenn der Lieferant produziert:

• den Vertrag oder die Bestellung;
• Liefer- oder Leistungsnachweis;
• die Rechnung;
• seine elektronische Genehmigung;
• seine Beibehaltung in der Buchhaltung;
• das Fehlen von Rechtsstreitigkeiten;
• das Ausbleiben von Protesten über mehrere Monate,

Der Empfänger wird sich wahrscheinlich nicht einfach darauf berufen können, dass der Status rein technischer Natur war.

Er wird sein Verhalten genau erklären und Beweise zur Rechtfertigung vorlegen müssen:

• ein Verarbeitungsfehler;
• die automatische Natur der Validierung;
• die fehlende Befugnis der Person, die die Rechnung genehmigt hat;
• das Vorliegen einer Streitigkeit, die über einen anderen Kanal vorgebracht wurde;
• die anschließende Entdeckung einer neuen Tatsache;
• oder das Vorliegen eines Rechtsgrundes, der die Gültigkeit des Anspruchs beeinträchtigt.

Die Genehmigung führt daher nicht automatisch zu einer Änderung der Beweisregeln.

Dies könnte jedoch die Dynamik des Prozesses verändern.

Der Gläubiger wird nicht unbedingt eine Schuldanerkennung im engeren Sinne erhalten, aber er wird in der Lage sein, den Schuldner in die Lage zu versetzen, den Widerspruch zwischen seinem anfänglichen Verhalten und seiner späteren Streitigkeit rechtfertigen zu müssen.

6. Kann das Gesetz einen Beginn der schriftlichen Beweisführung darstellen?

Artikel 1362 des Bürgerlichen Gesetzbuches definiert den Beginn des schriftlichen Beweises als jede schriftliche Erklärung, die von der Person stammt, die eine Handlung bestreitet, oder von der Person, die sie vertritt, und die das Behauptete plausibel erscheinen lässt.

Eine elektronische Genehmigungsnachverfolgung könnte, je nach den Umständen, diese Definition erfüllen.

Es wäre weiterhin notwendig festzustellen:

• dass die Spur tatsächlich mit dem Empfänger verknüpft werden kann;
• dass der Autor identifiziert werden kann;
• dass seine Integrität gewährleistet ist;
• dass der Status nicht das Ergebnis eines automatischen Prozesses ohne Entscheidungsmacht ist;
• dass der Nutzer im Namen des Unternehmens handelte;
• dass die dem Status beigemessene Bedeutung die Zulassung des Anspruchs plausibel macht.

Diese Qualifikation ist besonders nützlich, wenn ein schriftlicher Nachweis erforderlich ist.

Im Geschäftsverkehr zwischen Kaufleuten ist die formelle Geltendmachung eines schriftlichen Beweisantrags weniger notwendig. Der Gesetzestext kann dem Richter direkt als Teil der Beweismittel vorgelegt werden.

Es wäre daher übertrieben zu behaupten, dass jede Zustimmung einen Beginn des schriftlichen Beweises darstellt.

Sie kann diese Qualifikation möglicherweise erhalten, vorausgesetzt, die Anforderungen an Identifizierung, Verantwortlichkeit, Integrität und Inhalt werden erfüllt.

7. Das Fehlen einer Ablehnung oder eines Widerspruchs stellt für sich genommen keine Annahme dar.

Das Gerät ermöglicht die Unterscheidung mehrerer Ereignisse.

Die Ablehnung ist hauptsächlich auf einen technischen oder funktionalen Fehler bei der Rechnungsverarbeitung durch die Plattform zurückzuführen.

Die Ablehnung geht vom Empfänger aus und führt zu einer gesonderten Bearbeitung der Rechnung.

Die Einleitung eines Rechtsstreits hingegen ermöglicht es, zu signalisieren, dass eine Streitigkeit die Bearbeitung des Vorgangs beeinträchtigt.

Es wäre für den Gläubiger verlockend zu argumentieren, dass eine Rechnung, die weder abgelehnt noch beanstandet wurde, als angenommen gelten sollte.

Eine solche Argumentation erscheint übertrieben.

Schweigen stellt grundsätzlich keine Zustimmung dar, außer in den gesetzlich, durch Gewohnheitsrecht, Geschäftsbeziehungen oder besondere Umstände vorgesehenen Fällen.

Das Fehlen eines Anspruchs auf Rechtsschutz kann jedoch vom Richter berücksichtigt werden, insbesondere wenn:

• Der Vertrag schrieb die Nutzung dieses Status vor;
• Die Parteien pflegten ihre Streitigkeiten auf diese Weise zu signalisieren;
• Das Unternehmen hatte seine Abläufe auf dieses Merkmal ausgerichtet;
• Der angebliche Streitfall war bereits zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung bekannt.

Das Ausbleiben einer Verweigerung oder eines Rechtsstreits hat daher nicht zwangsläufig eine eigenständige Rechtswirkung.

Es kann jedoch zur Beurteilung des Verhaltens des Schuldners beitragen.

8. Streitigkeiten bleiben auch nach der Genehmigung möglich.

Mangels einer gültigen schriftlichen oder vertraglichen Vereinbarung, die etwas anderes besagt, sollte die Genehmigung einer Rechnung dem Empfänger nicht die Möglichkeit nehmen, folgende Rechte geltend zu machen:

• das Nichtvorhandensein oder die Unregelmäßigkeit der Bestellung;
• vollständige oder teilweise Nichterfüllung des Vertrags;
• Nichtkonformität von Waren oder Dienstleistungen;
• ein später entdeckter Defekt;
• ein Fehler im Preis oder in der Menge;
• die Anwendung von Strafen;
• einen Anspruch auf Wiedergutmachung;
• Entschädigung;
• das Fehlen von Durchsetzbarkeit;
• ein Betrug;
• ein wesentlicher Fehler;
• die Nichtigkeit oder Beendigung des Vertrags.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig, zwischen der formalen Richtigkeit der Rechnung und der Gültigkeit der Forderung zu unterscheiden.

Eine Rechnung kann fachlich korrekt sein und sich dennoch auf eine strittige Leistung beziehen.

Es kann auch zu Buchhaltungszwecken genehmigt werden, bevor ein Zahlungsausfall, eine Überzahlung oder eine Nichterfüllung festgestellt wird.

Der zugewiesene Status kann daher nicht automatisch alle Schwierigkeiten beseitigen, die das Vertragsverhältnis beeinträchtigen könnten.

Die Einwände werden jedoch weniger überzeugend sein, wenn sie auf Fakten beruhen, die zum Zeitpunkt der Genehmigung bereits bekannt waren und erst mehrere Monate später formuliert wurden.

9. Die Chronologie wird von entscheidender Bedeutung sein.

Es müssen mehrere Situationen unterschieden werden.

Auf die Zustimmung folgte umgehend ein Einspruch.

Eine Rechnung kann irrtümlich oder aufgrund eines automatisierten Prozesses genehmigt werden.

Sendet der Empfänger umgehend einen konkreten und detaillierten Einspruch, ist der Beweiswert der Genehmigung gering.

Aus aktuellen Streitigkeiten wird sich zeigen, dass das Unternehmen nicht die Absicht hatte, die Schuld endgültig anzuerkennen.

Die Genehmigung wurde erteilt, obwohl bereits ein Streitfall gemeldet worden war.

Die Rechtsabteilung oder die operative Abteilung haben möglicherweise die Leistung beanstandet, während die Buchhaltungsabteilung gleichzeitig die Rechnung genehmigt.

Der Richter wird dann mit zwei widersprüchlichen Verhaltensweisen konfrontiert sein, die demselben Unternehmen zuzuschreiben sind.

Frühere oder aktuelle Austauschvorgänge können die Interpretation, die der Lieferant dem Status geben möchte, neutralisieren.

Zustimmung, gefolgt von längerem Schweigen.

Dies ist das ungünstigste Szenario für den Empfänger.

Der Gläubiger kann sich gemeinsam mit diesem auf Folgendes berufen:

• Genehmigung;
• das Fehlen von Rechtsstreitigkeiten;
• das Fehlen einer Reserve;
• Pflege der Rechnung im Buchhaltungssystem;
• der Lauf der Zeit;
• das späte Aufkommen des Protests.

Keines dieser Elemente wird für sich genommen zwangsläufig ausschlaggebend sein.

Ihr Treffen könnte jedoch eine überzeugende Beweislage darstellen.

Die darauffolgende Entdeckung einer neuen Tatsache.

Der Empfänger kann nachweisen, dass der Grund für seine Beanstandung zum Zeitpunkt der Genehmigung nicht bekannt war: versteckter Mangel, Fehler, der bei einer Prüfung aufgedeckt wurde, Nichterfüllung, die später entdeckt wurde, oder Betrug.

In diesem Fall sollte die anfängliche Genehmigung nicht als Verzicht auf das Recht ausgelegt werden, sich auf eine noch nicht bekannte Tatsache zu berufen.

10. Die Befugnisse des Validators werden im Mittelpunkt künftiger Streitigkeiten stehen.

Der Umfang der Genehmigung hängt weitgehend von der Person oder dem System ab, das sie erteilt hat.

In vielen Unternehmen existieren mehrere Verarbeitungsstufen nebeneinander:

• Erhalt der Rechnung;
• Überprüfung der Pflichtangaben;
• Ausrichtung an der Bestellung;
• Lieferbestätigung;
• Bestätigung durch den Geschäftsführer;
• Budgetvalidierung;
• Zahlung erfolgt;
• Zahlung.

Die Person, die auf der Plattform interveniert, verfügt nicht unbedingt über die Informationen, um die vollständige Ausführung des Vertrags zu überprüfen.

Der Lieferant könnte dennoch argumentieren, dass diese Person einen vom Unternehmen bereitgestellten Zugang nutzte und im Rahmen ihrer offensichtlichen Aufgaben handelte.

Der Streit könnte sich dann auf Folgendes beziehen:

• die Identität des Prüfers;
• seine Zugriffsrechte;
• seine Stellenbeschreibung;
• die ihm gewährten Delegationen;
• die geltenden finanziellen Schwellenwerte;
• die manuelle oder automatisierte Art der Validierung;
• die Informationen, zu denen er Zugang hatte;
• die Bedeutung des Status in internen Abläufen;
• die Kenntnisse, die der Lieferant möglicherweise über diese Verfahren hatte.

Wenn die Genehmigung von einem Geschäftsführer stammt, der ausdrücklich dazu befugt ist, die erbrachte Leistung zu bestätigen und den Rechnungsbetrag zu überprüfen, ist ihre Beweiskraft natürlich höher.

Wenn sie aus einer automatisierten Verarbeitung oder von einem Mitarbeiter stammt, der ausschließlich für formale Kontrollen zuständig ist, sollte sie deutlich niedriger sein.

Das Unternehmen muss weiterhin nachweisen können, dass diese Unterscheidung tatsächlich bestand und dass sie mit den von ihm selbst festgelegten Zugriffsrechten und -prozessen vereinbar war.

11. Eine automatisierte Validierung ist nicht zwangsläufig völlig frei von Beweiskraft.

Die automatisierte Natur des Genehmigungsprozesses reicht nicht immer aus, um ihn rechtlich neutral zu machen.

In vielen Unternehmen kann eine Rechnung nach einem automatisierten Abgleich zwischen folgenden Punkten genehmigt werden:

• die Bestellung;
• die Quittung oder Bestätigung der erbrachten Dienstleistung;
• die Rechnung.

Dieser Mechanismus, oft auch als Drei-Wege-Abgleich bezeichnet, ermöglicht die automatische Validierung der Rechnung, wenn die Daten übereinstimmen.

Der Gläubiger könnte argumentieren, dass diese Automatisierung vom Unternehmen bewusst konfiguriert wurde und auf Kontrollen basiert, die es selbst definiert hat.

Die automatische Validierung kann somit als die computergestützte Übersetzung eines vom Schuldner organisierten Validierungsprozesses dargestellt werden.

Ein Computermatch garantiert jedoch nicht unbedingt:

• das Fehlen qualitativer Vorbehalte;
• das Fehlen von Streitigkeiten hinsichtlich der Gesamtausführung des Vertrags;
• die Unanwendbarkeit von Strafen;
• das Fehlen einer Entschädigung;
• das Fehlen einer Aussetzung oder Kündigung des Vertrags;
• das Fehlen jeglicher bekannter Streitigkeiten mit einer anderen Abteilung.

Der Beweiswert der Automatisierung hängt daher von den Betriebsregeln des Systems ab.

Es wird insbesondere notwendig sein, Folgendes zu ermitteln:

• welche Daten tatsächlich überwacht werden;
• ob sich die Validierung nur auf die Referenzen und Beträge oder auch auf die Überprüfung der erbrachten Dienstleistung bezieht;
• wenn bestimmte Schwellenwerte ein menschliches Eingreifen zwingend erforderlich machen;
• wenn das Vorhandensein einer Reservierung oder eines Streitfalls die Automatisierung verhindert;
• wenn eine Genehmigung trotz einer Aussetzung oder Kündigung des Vertrags erfolgen kann;
• wenn die Daten zu Streitfällen korrekt mit der Abrechnungssoftware synchronisiert werden.

Das Unternehmen, das sich auf den rein automatischen Charakter des Status beruft, muss daher in der Lage sein, die Regeln zu dokumentieren, die zu seiner Zuteilung geführt haben.

Außerdem muss die Version der Einstellungen und Geschäftsregeln beibehalten werden, die zum Zeitpunkt der Validierung galt.

Der zunehmende Einsatz automatisierter Werkzeuge oder sogar von Systemen mit integrierten Funktionen künstlicher Intelligenz unterstreicht die Notwendigkeit einer echten Steuerung digitaler Beweismittel.

12. Der Vertrag kann dem Status einen bestimmten Umfang geben.

Die Texte zur elektronischen Rechnungsstellung scheinen selbst dem Status „genehmigt“ nicht die Wirkung einer Schuldanerkennung zu verleihen.

Die Parteien können ihren Validierungsprozess jedoch vertraglich regeln.

Sie konnten davon ausgehen, dass die Zustimmung:

• ist nur für die administrative Einbindung der Rechnung gültig;
• stellt keine Annahme der Dienstleistung dar;
• stellt keine Bestätigung der Konformität dar;
• stellt keine Schuldanerkennung dar;
• Vertragliche Vorbehalte und Ausnahmen bleiben hiervon unberührt.

Umgekehrt könnten sie auch vereinbaren, dass die Zustimmung einer bestimmten Personengruppe die endgültige Bestätigung der erbrachten Leistung oder die Einigung über den Rechnungsbetrag darstellt.

Im zweiten Szenario würde die rechtliche Wirkung nicht allein aus dem durch die Norm vorgesehenen Status resultieren.

Es würde sich aus der Vereinbarung der Parteien ergeben, vorbehaltlich ihrer Auslegung, ihrer Durchsetzbarkeit und aller anwendbaren zwingenden Vorschriften.

Zu allgemeine Formulierungen wie „Jede genehmigte Rechnung ist definitiv fällig“ sollten mit Vorsicht behandelt werden.

Dies könnte im Falle einer Genehmigung unverhältnismäßige Folgen haben:

• eines automatischen Prozesses;
• eines Fehlers;
• vor dem Eingreifen einer nicht autorisierten Person;
• oder ein Verfahren, das dem Empfänger nicht die Möglichkeit gab, seinen Einwand zu erkennen und geltend zu machen.

13. Die Grenzen einer übermäßig radikalen Kontraktualisierung.

Die Parteien könnten in Versuchung geraten, festzulegen, dass jede genehmigte Rechnung endgültig akzeptiert wird und nicht mehr angefochten werden kann.

Eine solche Klausel wäre nicht unbedingt unter allen Umständen wirksam.

Bei der Auslegung sollten insbesondere folgende Aspekte berücksichtigt werden:

• der Person oder des Systems, die/das den Status zugewiesen hat;
• tatsächlich durchgeführte Kontrollen;
• die Möglichkeit für den Empfänger, sinnvolle Einwände zu erheben;
• Tatsachen, die am Tag der Genehmigung noch nicht bekannt sein konnten;
• der Gesamtwirtschaftlichkeit des Vertrags;
• der für die Durchführung der notwendigen Prüfungen zur Verfügung stehenden Zeit.

Wird sie von einer Partei mit erheblicher Verhandlungsmacht auferlegt und entzieht sie ihrem Vertragspartner jede wirksame Möglichkeit, eine Nichterfüllung oder einen Fehler geltend zu machen, so könnte dies auch im Hinblick auf Artikel L442-1, I, 2° des Handelsgesetzbuches über ein erhebliches Ungleichgewicht erörtert werden.

Bei einer Geschäftsbeziehung mit einem Verbraucher sollte eine gesonderte Analyse hinsichtlich des Rechts auf unlautere Geschäftsbedingungen durchgeführt werden.

Es erscheint daher vorzuziehen, die erweiterten rechtlichen Wirkungen der Genehmigung vorzubehalten:

• auf die Validierungen, die gemäß einem klar definierten Prozess durchgeführt wurden;
• durch identifizierte und bevollmächtigte Personen;
• nach Abschluss der entsprechenden Prüfungen;
• und vorbehaltlich der später entdeckten Tatsachen, etwa Betrug oder offenkundiger Irrtum.

Doppelte Validierungsmechanismen oder finanzielle Schwellenwerte könnten auch vorgesehen werden, wenn von der Genehmigung erhebliche rechtliche Auswirkungen erwartet werden.

14. Eine Vertragsklausel genügt nicht, wenn die Geschäftspraxis ihr widerspricht.

Eine Klausel kann den Anwendungsbereich der Gesetze sinnvoll präzisieren, aber sie wird nicht alle Konsequenzen des tatsächlichen Verhaltens des Unternehmens neutralisieren.

Der Richter wird insbesondere Folgendes prüfen können:

• die tatsächliche Organisation des Arbeitsablaufs;
• die den Benutzern gegebenen Anweisungen;
• die vor der Genehmigung erforderlichen Validierungen;
• die während der Beziehung angewandten Praktiken;
• der Austausch zwischen den Parteien;
• die üblichen Fristen für die Einlegung von Rechtsmitteln;
• die Konsequenzen, die normalerweise vom Unternehmen selbst mit diesem Status verbunden werden.

Ein Unternehmen kann nicht ohne Weiteres argumentieren, eine Genehmigung sei rein administrativer Natur, wenn seine internen Verfahren vorsehen, dass sie erst nach Prüfung der erbrachten Leistung und Zustimmung des Betriebsmanagers erteilt werden kann.
Umgekehrt trägt ein Verfahren, das klar zwischen buchhalterischer Bearbeitung und betrieblicher Validierung unterscheidet, zur Vermeidung von Unklarheiten bei.

Die Übereinstimmung zwischen Vertragsklauseln, internen Verfahren und der gängigen Praxis wird daher von entscheidender Bedeutung sein.

15. Zu berücksichtigende Anpassungen.

Unternehmen sollten gleichzeitig an ihren Verträgen und ihrer internen Organisation arbeiten.

In den Verträgen.

Eine Klausel könnte wie folgt formuliert sein:

«  Die im elektronischen Rechnungssystem vergebenen Status von Rechnungen – Annahme, Genehmigung, Teilgenehmigung, Ablehnung und Streitfall – spiegeln den Fortschritt ihrer administrativen, buchhalterischen, betrieblichen oder steuerlichen Bearbeitung gemäß der jeweiligen Definition und Funktionalität wider.
Sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart oder von einer hierzu bevollmächtigten Person bestätigt, stellen diese Status weder eine Anerkennung der Forderung noch eine endgültige Abnahme der Konformität der Waren oder Dienstleistungen noch einen Verzicht auf Vorbehalte, Einreden, Aufrechnungsansprüche oder sonstige vertragliche Rechtsbehelfe dar.
Jegliche Streitigkeit ist der anderen Vertragspartei dennoch unverzüglich mitzuteilen und, sofern diese Funktion verfügbar und angemessen ist, über den Status „Streitfall“ zu melden.. »

Diese Klausel ermöglicht es, den technischen Status des Rechtsakts zu unterscheiden, ohne dem Richter die Befugnis zu entziehen, das Verhalten der Parteien zu beurteilen.

Außerdem wird vermieden, anzunehmen, dass alle Status unbedingt einen ausschließlich technischen Umfang hätten, während einige je nach den gewählten Prozessen eine echte geschäftliche Validierung widerspiegeln können.

Im Rahmen interner Verfahren.

Unternehmen sollten insbesondere Folgendes beachten:

• die Bedeutung jedes Status definieren;
• die zur Vergabe berechtigten Personen identifizieren;
• Unterscheidung zwischen buchhalterischer und betriebswirtschaftlicher Validierung;
• Delegationen und Validierungsschwellenwerte formalisieren;
• Automatisierung regulieren;
• die Regeln für den automatischen Abgleich dokumentieren;
• Mengen oder Situationen vorhersehen, die eine menschliche Überprüfung erfordern;
• Automatische Genehmigung bei Erklärung eines Vertragsstreits blockieren;
• die sofortige Weiterleitung von Streitigkeiten an die Buchhaltungsabteilungen organisieren;
• die Genehmigung einer Rechnung zu verhindern, die bereits Gegenstand einer bekannten Streitigkeit ist;
• Verbindungsprotokolle und Prüfprotokolle speichern;
• In diesen Prüfprotokollen sollen die manuell und automatisch zugewiesenen Status unterschieden werden;
• Die zum Validierungsdatum gültigen Systemeinstellungen beibehalten;
• um die Korrektur eines irrtümlich zugewiesenen Status zu ermöglichen;
• Koordination von Abrechnungs-, Einkaufsmanagement-, Vertragsüberwachungs- und Rechtsstreitbeilegungsinstrumenten.

Es wird außerdem notwendig sein, die Verfahren für die Aufbewahrung und den Zugriff auf die Beweismittel festzulegen.

Der Lieferant hat nicht unbedingt Zugriff auf alle internen Protokolle seines Kunden.

Es kann jedoch gemäß den geltenden Zugriffs- und Speicherbedingungen die dem Empfänger im Rahmen des Rechnungsverarbeitungsprozesses zuzuordnenden Spuren anfordern oder erzeugen.

Unternehmen müssen daher die Bedingungen antizipieren, unter denen diese Daten extrahiert, gespeichert, übermittelt und gegebenenfalls vor Gericht vorgelegt werden können.

Wichtig zu beachten.

1. Der Status „Genehmigt“ stellt nicht automatisch eine Schuldanerkennung dar.
2. Er kann jedoch vom Rechnungsempfänger als Nachweis verwendet werden und den Schuldnachweis stärken.
3. Seine Tragweite hängt insbesondere von der Identität und Befugnis des Genehmigenden, der Art der Genehmigung (manuell oder automatisch), der Bedeutung des Status und der Chronologie etwaiger Streitigkeiten ab.
4. Das Fehlen einer unmittelbaren Streitigkeit oder Anfechtung bedeutet nicht zwangsläufig eine Annahme, kann aber eine spätere Anfechtung schwächen.
5. Unternehmen müssen ihre Vertragsklauseln, Befugnisübertragungen, Arbeitsabläufe und Streitbeilegungsverfahren klar definieren.

Abschluss.

Die Genehmigung einer elektronischen Rechnung sollte ihrer Natur nach nicht und nicht automatisch als Schuldanerkennung angesehen werden.

Es entspricht nicht notwendigerweise einer privaten Vereinbarung, die den Anforderungen des Artikels 1376 des Bürgerlichen Gesetzbuches genügt.

Die Zuweisung kann ohne die Absicht erfolgen, die Verpflichtung rechtlich anzuerkennen, durch eine Person ohne die Befugnis, das Unternehmen zu binden, oder aufgrund einer automatisierten Verarbeitung.

Auch sollte dies eine spätere Anfechtung des Bestehens, der Höhe oder der Durchsetzbarkeit der Schuld nicht ausschließen.

Rechtlich wird es jedoch nicht gleichgültig sein.

Im Handelsrecht kann der Gläubiger Nachweise über die Genehmigung, die Identität des Prüfers, die Bearbeitungshistorie, das Fehlen von Rechtsstreitigkeiten und die Verspätung der Reservierungen vorlegen.

In Verbindung mit dem Vertrag, den Bestellungen, den Lieferungen, den Buchhaltungsunterlagen und dem Schriftverkehr zwischen den Parteien können diese Elemente zur Feststellung der Schuld beitragen.

Die Reform könnte somit die Beweislage in Zahlungsstreitigkeiten verändern.

Bislang legte der Lieferant hauptsächlich eine von ihm selbst erstellte Rechnung vor.

Morgen wird er, je nach den ihm zugänglichen Informationen, auch die Spuren anfordern oder vorlegen können, die seinem Empfänger im Bearbeitungszyklus dieser Rechnung zuzuordnen sind.

Die elektronische Genehmigung stellt nicht zwangsläufig ein Schuldanerkenntnis dar. Sie kann jedoch als Beweismittel für ein Verhalten dienen, das der Schuldner erklären muss, falls er die Forderung später bestreiten will.

Die Statusmerkmale der elektronischen Rechnungsstellung sollten daher nicht als bloße Funktionen eines Buchhaltungsinstruments betrachtet werden.

Sie müssen in Verträge, Delegationen, Validierungsverfahren, Informationssysteme und die Beweisführungsstrategie des Unternehmens integriert werden.