L’approbation d’une facture électronique vaut-elle reconnaissance de dette ?

À compter de la généralisation de la facturation électronique, les entreprises ne se contenteront plus de recevoir et de traiter des factures dématérialisées : elles attribueront également à celles-ci différents statuts au cours de leur cycle de vie. Parmi eux, le statut « facture approuvée » pourrait rapidement devenir un enjeu contentieux.

Le statut « facture approuvée » vaut-il reconnaissance de dette ? Peut-il être opposé au destinataire comme preuve de la créance ? Si aucun effet juridique automatique ne semble pouvoir lui être attaché, sa portée probatoire pourrait néanmoins être significative, en particulier dans les relations commerciales où la preuve est libre. L’enjeu impose dès lors d’anticiper les conséquences contractuelles, organisationnelles et contentieuses de ces nouveaux workflows.

La réforme de la facturation électronique est généralement abordée sous l’angle de la fiscalité, des systèmes d’information ou de l’organisation comptable des entreprises.

Elle pourrait pourtant produire des effets importants en matière contractuelle et contentieuse.

Le nouveau dispositif ne se limite pas à organiser l’émission et la réception de factures sous une forme électronique. Il permet également de retracer leur cycle de vie au moyen de différents statuts : dépôt, rejet, mise à disposition, prise en charge, refus, mise en litige, approbation, paiement ou encaissement.

Ces informations laisseront une trace datée, conservée dans les systèmes des entreprises et de leurs plateformes agréées. Elles seront susceptibles d’être produites devant un juge.

Une question se pose alors : le fait, pour le destinataire, d’attribuer à une facture électronique le statut « approuvée » pourra-t-il être invoqué par son émetteur comme une reconnaissance de dette ?

La réponse ne peut être entièrement affirmative ni totalement négative.

L’approbation d’une facture électronique ne paraît pas constituer, par elle-même, une reconnaissance de dette au sens du droit civil.

Elle pourrait, en revanche, devenir un élément de preuve significatif de l’existence, du montant ou de l’absence initiale de contestation de la créance.

Le changement introduit par la réforme pourrait ainsi être moins substantiel que probatoire : l’approbation ne créera pas la dette, mais elle pourrait rendre sa contestation ultérieure plus difficile.

La présente analyse porte principalement sur les relations commerciales entre professionnels, et plus particulièrement entre commerçants, dans lesquelles la preuve est en principe libre. La portée d’une approbation pourrait devoir être appréciée différemment dans les relations avec un consommateur, dans le cadre d’un acte mixte, d’un marché public ou lorsqu’un régime sectoriel particulier est applicable.

1. Ne pas confondre trois formes d’« acceptation ».

La première difficulté tient au vocabulaire.

Le terme « acceptation » peut recouvrir au moins trois réalités différentes :

• l’acceptation du recours à la transmission électronique des factures ;
• l’acceptation ou l’approbation d’une facture déterminée dans son cycle de traitement ;
• l’acceptation juridique d’une obligation ou la reconnaissance d’une dette.

Ces notions ne doivent pas être confondues.

L’acceptation du mode de transmission.

L’article 289, VI du Code général des impôts prévoit que la transmission et la mise à disposition des factures électroniques sont soumises à l’acceptation du destinataire.

Cette acceptation porte sur le principe même de la réception des factures sous forme électronique, et non sur le bien-fondé de chaque créance facturée.

Surtout, dans le champ de la réforme obligatoire, l’article 289 bis du Code général des impôts prévoit, par dérogation à l’article 289, VI, que l’émission, la transmission et la réception des factures s’opèrent sous forme électronique et par l’intermédiaire d’une plateforme agréée.

Cette première acception du terme est donc distincte de la question étudiée. Accepter de recevoir des factures électroniquement ne signifie évidemment pas accepter toutes les factures qui seront ensuite adressées par ce canal.

Le statut attribué à une facture déterminée.

La norme expérimentale AFNOR XP Z12-012, publiée en mai 2025, décrit les formats et profils des messages de factures et de statuts de cycle de vie constituant le socle minimal de la réforme.

Ces messages permettent aux parties de suivre le traitement d’une facture déterminée et de faire circuler des informations relatives à ce traitement.

Le statut d’approbation intervient donc dans un workflow portant sur une facture individualisée. Il se distingue d’un simple accusé de réception ou de l’acceptation générale du canal électronique.

Sa portée est, de ce fait, potentiellement plus forte.

Elle ne doit cependant pas être surestimée : une norme technique définit un message, son format et ses conditions d’échange. Elle ne détermine pas nécessairement toutes les conséquences civiles ou commerciales que le juge pourra attacher au comportement ainsi tracé.

L’acceptation juridique de la dette.

La troisième notion relève du droit des obligations.

Elle suppose que le débiteur ou son représentant manifeste la volonté d’admettre l’existence d’une obligation à sa charge.

C’est seulement à ce niveau que peut se poser la qualification de reconnaissance de dette.

La question n’est donc pas de savoir si le système utilise le mot « approuvée » ou son équivalent anglais « accepted ». Elle est de déterminer ce que l’entreprise a juridiquement exprimé en attribuant ce statut, compte tenu des textes, du contrat, de ses procédures internes et des circonstances concrètes.

2. L’approbation de la facture n’est pas, par nature, une reconnaissance de dette.

La reconnaissance de dette est un acte par lequel une personne admet être débitrice d’une obligation pécuniaire.

Elle est, en principe, déclarative : elle constate une dette existante et en facilite la preuve. Elle ne crée pas nécessairement une obligation nouvelle et ne vaut novation qu’en présence d’une volonté non équivoque de remplacer l’obligation antérieure.

L’article 1376 du Code civil prévoit que l’acte sous signature privée par lequel une seule partie s’engage envers une autre à payer une somme d’argent ne fait pleinement preuve que s’il comporte :

• la signature de celui qui souscrit l’engagement ;
• la mention, écrite par lui-même, de la somme en toutes lettres et en chiffres.

Pour les supports électroniques, ces exigences doivent être articulées avec les articles 1366 et 1367 du Code civil.

L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier lorsque son auteur peut être dûment identifié et que son intégrité est garantie. La signature identifie son auteur et manifeste son consentement aux obligations découlant de l’acte.

Le statut « approuvée » ne correspond pas spontanément à ce schéma.

Il peut être attribué :

• par une personne qui assure seulement le traitement comptable des factures ;
• après un rapprochement automatisé entre la facture, la commande et la réception ;
• par un centre de services partagés ;
• par un prestataire extérieur ;
• par un système informatique, sans intervention humaine individualisée ;
• alors que les services opérationnel, achats ou juridique n’ont pas encore achevé leurs contrôles.

Il ne comporte pas nécessairement une déclaration selon laquelle l’entreprise reconnaît devoir irrévocablement la somme facturée.

Il ne constitue pas nécessairement une signature électronique au sens de l’article 1367 du Code civil.

Il ne permet pas toujours d’établir que la personne ayant accompli l’action avait le pouvoir de reconnaître une dette ou de renoncer à une contestation.

Enfin, aucun texte relatif à la facturation électronique ne semble attacher automatiquement au statut d’approbation les effets suivants :

• reconnaissance définitive de la créance ;
• acceptation irrévocable de la conformité de la prestation ;
• renonciation aux exceptions contractuelles ;
• déplacement automatique de la charge de la preuve ;
• interdiction de toute contestation ultérieure.

Il en résulte qu’une facture approuvée dans le système ne devrait pas être assimilée automatiquement à une reconnaissance de dette répondant aux exigences du droit civil.

3. La facture reste un document établi par le créancier.

La réforme ne modifie pas le principe posé par l’article 1353 du Code civil : celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver.

Une facture est établie unilatéralement par le fournisseur. Elle exprime la somme dont celui-ci demande le paiement, mais elle ne démontre pas nécessairement, à elle seule :

• l’existence de la commande ;
• l’étendue exacte de la prestation convenue ;
• la livraison effective des marchandises ;
• la conformité de la prestation ;
• l’accord sur le prix ;
• l’exigibilité de la créance.

L’article 1363 du Code civil rappelle que nul ne peut se constituer de titre à soi-même.

La jurisprudence considère ainsi que la seule production d’une facture ou l’absence de protestation de son destinataire ne suffit pas nécessairement à établir la créance, notamment lorsque l’existence du contrat, la réalisation de la prestation ou l’accord sur le prix sont contestés.

Le passage à la facturation électronique ne transforme donc pas la facture en titre exécutoire et ne confère pas au fournisseur le pouvoir de prouver unilatéralement sa créance.

Mais l’approbation électronique introduit un élément nouveau : elle n’émane plus seulement du créancier.

La trace d’une approbation pourrait ainsi constituer l’un des éléments émanant du destinataire susceptibles de corroborer la facture établie par le fournisseur.

4. L’approbation pourra devenir un élément de preuve émanant du destinataire.

En matière commerciale, l’article L110-3 du Code de commerce consacre la liberté de la preuve à l’égard des commerçants.

Le juge peut donc tenir compte de tout élément utile :
contrat et conditions générales ;

• commandes ;
• bons de livraison ;
• rapports d’intervention ;
• courriels ;
• comptabilité ;
• paiements partiels ;
• absence ou tardiveté des protestations ;
• comportement des parties ;
• traces issues des systèmes d’information.

Le statut « approuvée » pourra s’inscrire dans cet ensemble.

Le créancier pourrait soutenir :

La facture a été mise à la disposition du client. Celui-ci l’a prise en charge, ne l’a pas placée en litige et lui a finalement attribué le statut « approuvée ». Il n’a ensuite émis aucune réserve pendant plusieurs semaines ou plusieurs mois. Sa contestation n’est apparue qu’après les relances ou l’engagement d’une procédure.

L’argument ne transforme pas automatiquement l’approbation en reconnaissance de dette.

Il pourra néanmoins renforcer la vraisemblance de plusieurs faits :

• la facture est effectivement parvenue à son destinataire ;
• elle a été identifiée comme se rattachant à une relation commerciale existante ;
• elle a franchi les contrôles internes mis en place par l’entreprise ;
• aucune contestation n’a été signalée dans le workflow ;
• l’entreprise a, au moins à une date donnée, adopté un comportement compatible avec le traitement normal de la facture.

La jurisprudence admet déjà qu’un ensemble composé de factures, de documents comptables et d’autres éléments concordants puisse établir une créance entre commerçants, dès lors que la preuve ne se réduit pas aux seules affirmations du fournisseur.

La trace d’une approbation pourrait précisément constituer l’un des éléments émanant du destinataire et venant conforter la facture établie par le créancier.

5. Reconnaissance de dette et faisceau d’indices : des qualifications différentes, mais parfois des effets contentieux proches.

Il convient de distinguer clairement la reconnaissance de dette d’un faisceau d’indices probatoires.

Une reconnaissance de dette présente une force probatoire propre : le créancier peut s’appuyer sur un écrit par lequel le débiteur a expressément admis l’obligation.

Le débat porte alors principalement sur la validité ou la portée de l’acte, l’existence d’un vice du consentement, le montant effectivement reconnu ou l’extinction ultérieure de la dette.

Un faisceau d’indices ne produit pas le même effet juridique.

Il appartient toujours au créancier d’établir sa créance et le juge demeure libre d’apprécier la valeur des éléments produits.

La différence peut toutefois s’atténuer en pratique.

Lorsque le fournisseur produit :

• le contrat ou la commande ;
• la preuve de la livraison ou de l’exécution ;
• la facture ;
• son approbation électronique ;
• son maintien en comptabilité ;
• l’absence de mise en litige ;
• l’absence de contestation pendant plusieurs mois,

le destinataire ne pourra probablement pas se contenter d’affirmer que le statut était purement technique.

Il devra expliquer précisément son comportement et produire les éléments susceptibles de justifier :

• une erreur de traitement ;
• le caractère automatique de la validation ;
• le défaut de pouvoir de la personne ayant approuvé la facture ;
• l’existence d’une contestation formulée par un autre canal ;
• la découverte ultérieure d’un fait nouveau ;
• ou l’existence d’une cause juridique affectant le bien-fondé de la créance.

L’approbation ne modifiera donc pas automatiquement les règles de preuve.

Elle pourra néanmoins modifier la dynamique du procès.

Le créancier ne disposera pas nécessairement d’une reconnaissance de dette au sens strict, mais il pourra placer le débiteur dans la nécessité de justifier la contradiction entre son comportement initial et sa contestation ultérieure.

6. Le statut pourra-t-il constituer un commencement de preuve par écrit ?

L’article 1362 du Code civil définit le commencement de preuve par écrit comme tout écrit qui émane de celui qui conteste un acte, ou de celui qu’il représente, et qui rend vraisemblable ce qui est allégué.

Une trace électronique d’approbation pourrait, selon les circonstances, satisfaire à cette définition.

Encore faudrait-il pouvoir établir :

• que la trace est bien rattachable au destinataire ;
• que son auteur peut être identifié ;
• que son intégrité est garantie ;
• que le statut ne résulte pas d’un automatisme dépourvu de portée décisionnelle ;
• que l’utilisateur agissait pour le compte de l’entreprise ;
• que le sens donné au statut rend vraisemblable l’admission de la créance.

Cette qualification sera surtout utile lorsque la preuve écrite est exigée.

Entre commerçants, la liberté de la preuve rend moins nécessaire le recours formel à la notion de commencement de preuve par écrit. Le statut pourra directement être soumis au juge comme élément d’un faisceau d’indices.

Il serait donc excessif d’affirmer que toute approbation constitue un commencement de preuve par écrit.

Elle pourra éventuellement recevoir cette qualification, à condition que les exigences d’identification, d’imputabilité, d’intégrité et de contenu soient réunies.

7. L’absence de refus ou de mise en litige ne vaudra pas, à elle seule, acceptation.

Le dispositif permet de distinguer plusieurs événements.

Le rejet correspond principalement à l’échec technique ou fonctionnel du traitement de la facture par la plateforme.

Le refus émane du destinataire et entraîne un traitement particulier de la facture.

La mise en litige permet, quant à elle, de signaler qu’un différend affecte son traitement.

Il serait tentant, pour le créancier, de soutenir qu’une facture qui n’a été ni refusée ni placée en litige doit être tenue pour acceptée.

Un tel raisonnement paraît excessif.

Le silence ne vaut pas, en principe, acceptation, sauf dans les cas prévus par la loi, les usages, les relations d’affaires ou des circonstances particulières.

L’absence de recours à un statut disponible peut cependant être prise en considération par le juge, notamment lorsque :

• le contrat imposait l’utilisation de ce statut ;
• les parties avaient l’habitude de signaler ainsi leurs contestations ;
• l’entreprise avait organisé ses procédures autour de cette fonctionnalité ;
• le litige allégué était déjà connu au moment du traitement de la facture.

L’absence de refus ou de mise en litige ne produira donc pas nécessairement un effet juridique autonome.

Elle pourra néanmoins contribuer à l’appréciation du comportement du débiteur.

8. La contestation reste possible après l’approbation.

En l’absence de texte ou de stipulation contractuelle contraire valable, l’approbation d’une facture ne devrait pas priver son destinataire de la possibilité d’invoquer :

• l’inexistence ou l’irrégularité de la commande ;
• l’inexécution totale ou partielle du contrat ;
• la non-conformité des biens ou services ;
• un vice découvert ultérieurement ;
• une erreur de prix ou de quantité ;
• l’application de pénalités ;
• une créance de restitution ;
• une compensation ;
• l’absence d’exigibilité ;
• une fraude ;
• une erreur matérielle ;
• la nullité ou la résolution du contrat.

Il convient, à cet égard, de distinguer l’exactitude formelle de la facture du bien-fondé de la créance.

Une facture peut être techniquement correcte et néanmoins correspondre à une prestation contestée.

Elle peut également être comptablement approuvée avant la découverte d’un défaut, d’un trop-perçu ou d’une inexécution.

Le statut attribué ne saurait donc purger automatiquement toutes les difficultés susceptibles d’affecter la relation contractuelle.

La contestation sera toutefois moins convaincante lorsqu’elle repose sur des faits qui étaient déjà connus au moment de l’approbation et n’a été formulée que plusieurs mois plus tard.

9. La chronologie sera déterminante.

Plusieurs situations doivent être distinguées.

L’approbation suivie d’une contestation immédiate.

Une facture peut être approuvée par erreur ou en raison d’un automatisme.

Si le destinataire adresse aussitôt une contestation précise et circonstanciée, la portée probatoire de l’approbation sera faible.

La contestation contemporaine démontrera que l’entreprise n’entendait pas admettre définitivement la créance.

L’approbation alors qu’un litige avait déjà été notifié.

Le service juridique ou opérationnel peut avoir contesté la prestation tandis que le service comptable approuve parallèlement la facture.

Le juge sera alors confronté à deux comportements contradictoires imputables à la même entreprise.

Les échanges antérieurs ou contemporains pourront neutraliser l’interprétation que le fournisseur cherche à donner au statut.

L’approbation suivie d’un silence prolongé.

Il s’agit de l’hypothèse la plus défavorable au destinataire.

Le créancier pourra invoquer conjointement :

• l’approbation ;
• l’absence de mise en litige ;
• l’absence de réserve ;
• le maintien de la facture en comptabilité ;
• l’écoulement du temps ;
• l’apparition tardive de la contestation.

Aucun de ces éléments ne sera nécessairement décisif isolément.

Leur réunion pourra cependant former un faisceau d’indices convaincant.

La découverte postérieure d’un fait nouveau.

Le destinataire pourra démontrer que la cause de sa contestation n’était pas connue lors de l’approbation : vice caché, erreur révélée par un audit, inexécution constatée ultérieurement ou fraude.

Dans ce cas, l’approbation initiale ne devrait pas être interprétée comme une renonciation à se prévaloir d’un fait qui n’était pas encore connu.

10. Les pouvoirs du valideur seront au cœur des futurs contentieux.

La portée de l’approbation dépendra largement de la personne ou du système qui l’a générée.

Dans de nombreuses entreprises, plusieurs niveaux de traitement coexistent :

• réception de la facture ;
• contrôle des mentions obligatoires ;
• rapprochement avec la commande ;
• constatation de la livraison ;
• validation par le responsable métier ;
• validation budgétaire ;
• mise en paiement ;
• paiement.

La personne qui intervient sur la plateforme ne dispose pas nécessairement des informations permettant de vérifier l’exécution complète du contrat.

Le fournisseur pourra néanmoins soutenir que cette personne utilisait un accès fourni par l’entreprise et agissait dans le cadre apparent de ses fonctions.

Le litige pourra alors porter sur :

• l’identité du valideur ;
• ses droits d’accès ;
• sa fiche de fonction ;
• les délégations qui lui avaient été consenties ;
• les seuils financiers applicables ;
• le caractère manuel ou automatisé de la validation ;
• les informations auxquelles il avait accès ;
• la signification du statut dans les procédures internes ;
• la connaissance que le fournisseur pouvait avoir de ces procédures.

Lorsque l’approbation émane d’un responsable métier expressément habilité à certifier le service fait et à valider le montant facturé, sa portée probatoire sera naturellement plus forte.

Lorsqu’elle résulte d’un traitement automatique ou d’un opérateur chargé uniquement de contrôles formels, elle devrait être sensiblement plus faible.

Encore faudra-t-il que l’entreprise puisse démontrer que cette distinction existait réellement et qu’elle était cohérente avec les droits d’accès et les processus qu’elle avait elle-même organisés.

11. La validation automatisée ne sera pas nécessairement dépourvue de toute portée probatoire.

Le caractère automatisé de l’approbation ne suffira pas toujours à la rendre juridiquement indifférente.

Dans de nombreuses entreprises, une facture pourra être approuvée à l’issue d’un rapprochement automatisé entre :

• la commande ;
• la réception ou la constatation du service fait ;
• la facture.

Ce mécanisme, souvent qualifié de rapprochement à trois éléments ou « three-way match », permet de valider automatiquement la facture lorsque les données concordent.

Le créancier pourra faire valoir que cette automatisation a été volontairement paramétrée par l’entreprise et qu’elle repose sur des contrôles qu’elle a elle-même définis.

La validation automatique pourra ainsi être présentée comme la traduction informatique d’un processus de validation organisé par le débiteur.

Une concordance informatique ne garantit pourtant pas nécessairement :

• l’absence de réserves qualitatives ;
• l’absence de différend sur l’exécution globale du contrat ;
• l’inapplicabilité de pénalités ;
• l’absence d’une compensation ;
• l’absence de suspension ou de résiliation du contrat ;
• l’absence de contestation connue par un autre service.

La portée probatoire de l’automatisation dépendra donc des règles de fonctionnement du système.

Il conviendra notamment de déterminer :

• quelles données sont effectivement contrôlées ;
• si la validation porte seulement sur les références et les montants ou également sur la constatation du service fait ;
• si certains seuils rendent obligatoire une intervention humaine ;
• si l’existence d’une réserve ou d’un litige bloque l’automatisation ;
• si l’approbation peut intervenir malgré une suspension ou une résiliation du contrat ;
• si les données relatives aux litiges sont correctement synchronisées avec le logiciel de facturation.

L’entreprise qui invoquera le caractère purement automatique du statut devra donc être en mesure de documenter les règles ayant conduit à son attribution.

Elle devra également conserver la version des paramètres et des règles de gestion applicables à la date de la validation.

L’utilisation croissante d’outils automatisés, voire de systèmes intégrant des fonctions d’intelligence artificielle, renforce ainsi la nécessité d’une véritable gouvernance de la preuve numérique.

12. Le contrat pourra donner au statut une portée particulière.

Les textes relatifs à la facturation électronique ne paraissent pas conférer eux-mêmes au statut « approuvée » l’effet d’une reconnaissance de dette.

Les parties peuvent cependant organiser contractuellement leur processus de validation.

Elles pourraient prévoir que l’approbation :

• ne vaut qu’intégration administrative de la facture ;
• ne vaut pas réception de la prestation ;
• ne vaut pas validation de sa conformité ;
• ne vaut pas reconnaissance de dette ;
• demeure sans préjudice des réserves et exceptions contractuelles.

Elles pourraient également convenir, à l’inverse, que l’approbation attribuée par une catégorie déterminée de personnes vaut validation définitive du service fait ou accord sur le montant facturé.

Dans cette seconde hypothèse, l’effet juridique ne résulterait pas du seul statut prévu par la norme.

Il résulterait de la convention des parties, sous réserve de son interprétation, de son opposabilité et des éventuelles règles impératives applicables.

Une rédaction trop générale selon laquelle « toute facture approuvée est définitivement due » devrait être maniée avec prudence.

Elle pourrait produire des conséquences disproportionnées lorsque l’approbation résulte :

• d’un automatisme ;
• d’une erreur ;
• de l’intervention d’une personne non habilitée ;
• ou d’un processus qui ne permettait pas réellement au destinataire d’identifier et de faire valoir sa contestation.

13. Les limites d’une contractualisation trop radicale.

Les parties pourraient être tentées de stipuler que toute facture approuvée est définitivement acceptée et ne peut plus être contestée.

Une telle clause ne serait pas nécessairement efficace dans toutes les circonstances.

Son interprétation devrait notamment tenir compte :

• de la personne ou du système ayant attribué le statut ;
• des contrôles effectivement réalisés ;
• de la possibilité pour le destinataire d’émettre utilement des réserves ;
• des faits qui ne pouvaient être connus au jour de l’approbation ;
• de l’économie générale du contrat ;
• du délai laissé pour procéder aux vérifications nécessaires.

Lorsqu’elle est imposée par une partie disposant d’un pouvoir de négociation important et prive son cocontractant de toute possibilité effective de faire valoir une inexécution ou une erreur, elle pourrait également être discutée au regard de l’article L442-1, I, 2° du Code de commerce relatif au déséquilibre significatif.

Dans une relation avec un consommateur, une analyse distincte devrait être conduite au regard du droit des clauses abusives.

Il paraît donc préférable de réserver les effets juridiques renforcés de l’approbation :

• aux validations réalisées selon un processus clairement défini ;
• par des personnes identifiées et habilitées ;
• après l’accomplissement de contrôles effectivement adaptés ;
• et sous réserve des faits découverts postérieurement, d’une fraude ou d’une erreur manifeste.

Des mécanismes de double validation ou des seuils financiers pourraient également être prévus lorsque l’approbation est appelée à produire des effets juridiques importants.

14. Une clause contractuelle ne suffira pas si les pratiques la contredisent.

Une clause peut utilement préciser la portée des statuts, mais elle ne permettra pas de neutraliser toutes les conséquences du comportement effectif de l’entreprise.

Le juge pourra notamment examiner :

• la façon dont le workflow est réellement organisé ;
• les instructions données aux utilisateurs ;
• les validations requises avant l’approbation ;
• les pratiques suivies au cours de la relation ;
• les échanges intervenus entre les parties ;
• les délais habituels de contestation ;
• les conséquences normalement attachées au statut par l’entreprise elle-même.

Une entreprise ne pourra pas soutenir aisément que l’approbation est purement administrative si ses procédures internes indiquent qu’elle ne peut être attribuée qu’après validation du service fait et accord du responsable opérationnel.
Inversement, une procédure qui distingue clairement la prise en charge comptable de la validation métier contribuera à réduire l’ambiguïté.

La cohérence entre les clauses, les procédures internes et la pratique sera donc déterminante.

15. Les adaptations à envisager.

Les entreprises devraient agir simultanément sur leurs contrats et sur leur organisation interne.

Dans les contrats.

Une clause pourrait être rédigée comme suit :

«  Les statuts attribués aux factures dans le cadre du dispositif de facturation électronique, notamment les statuts de prise en charge, d’approbation, d’approbation partielle, de refus ou de mise en litige, constatent l’état d’avancement de leur traitement administratif, comptable, opérationnel ou fiscal, selon la définition et les fonctionnalités attachées à chaque statut.
Sauf stipulation expresse contraire ou validation délivrée par une personne spécialement habilitée à engager la partie concernée sur ce point, ces statuts ne valent ni reconnaissance de la créance, ni acceptation définitive de la conformité des biens ou prestations, ni renonciation à une réserve, une exception, une demande de compensation ou un autre moyen tiré du contrat.
Toute contestation doit néanmoins être portée à la connaissance de l’autre partie dans les meilleurs délais et, lorsque cette fonctionnalité est disponible et adaptée, être signalée au moyen du statut de mise en litige. »

Cette clause permet de distinguer le statut technique de l’acte juridique, sans prétendre priver le juge de son pouvoir d’apprécier les comportements des parties.

Elle évite également d’affirmer que tous les statuts auraient nécessairement une portée exclusivement technique, alors que certains pourront traduire une véritable validation métier selon les processus retenus.

Dans les procédures internes.

Les entreprises devraient notamment :

• définir la signification de chaque statut ;
• identifier les personnes habilitées à l’attribuer ;
• distinguer validation comptable et validation métier ;
• formaliser les délégations et les seuils de validation ;
• encadrer les automatisations ;
• documenter les règles du rapprochement automatique ;
• prévoir les montants ou situations imposant une validation humaine ;
• bloquer l’approbation automatique lorsqu’un litige contractuel est déclaré ;
• organiser la remontée immédiate des litiges vers les services comptables ;
• empêcher l’approbation d’une facture faisant déjà l’objet d’une contestation connue ;
• conserver les journaux de connexion et les pistes d’audit ;
• distinguer, dans ces pistes d’audit, les statuts attribués manuellement et automatiquement ;
• conserver les paramètres du système applicables à la date de la validation ;
• prévoir la rectification d’un statut attribué par erreur ;
• coordonner les outils de facturation, de gestion des achats, de suivi contractuel et de contentieux.

Il conviendra également de déterminer les modalités de conservation et d’accès aux preuves.

Le fournisseur ne disposera pas nécessairement de l’intégralité des journaux internes de son client.

Il pourra toutefois solliciter ou produire, selon les conditions d’accès et de conservation applicables, les traces imputables à son destinataire dans le cycle de traitement de la facture.

Les entreprises devront donc anticiper les conditions dans lesquelles ces données pourront être extraites, conservées, communiquées et, le cas échéant, produites en justice.

À retenir.

1. Le statut « approuvée » ne constitue pas automatiquement une reconnaissance de dette.
2. Il pourra néanmoins être produit comme un élément émanant du destinataire de la facture et renforcer la preuve de la créance.
3. Sa portée dépendra notamment de l’identité et des pouvoirs du valideur, du caractère manuel ou automatique de l’approbation, de la signification donnée au statut et de la chronologie des contestations.
4. L’absence de mise en litige ou de contestation immédiate ne vaut pas nécessairement acceptation, mais elle pourra affaiblir une contestation tardive.
5. Les entreprises doivent articuler leurs clauses contractuelles, leurs délégations, leurs workflows et leurs procédures de gestion des litiges.

Conclusion.

L’approbation d’une facture électronique ne devrait pas être considérée, par nature et de manière automatique, comme une reconnaissance de dette.

Elle ne correspond pas nécessairement à un acte sous signature privée répondant aux exigences de l’article 1376 du Code civil.

Elle peut être attribuée sans volonté de reconnaître juridiquement l’obligation, par une personne dépourvue du pouvoir d’engager l’entreprise ou à la suite d’un traitement automatisé.

Elle ne devrait pas davantage interdire toute contestation ultérieure de la réalité, du montant ou de l’exigibilité de la créance.

Mais elle ne sera pas juridiquement indifférente.

En matière commerciale, le créancier pourra produire la trace de l’approbation, l’identité du valideur, l’historique du traitement, l’absence de mise en litige et la tardiveté des réserves.

Rapprochés du contrat, des bons de commande, de la livraison, de la comptabilité et des échanges entre les parties, ces éléments pourront contribuer à établir la créance.

La réforme pourrait ainsi modifier l’équilibre probatoire des contentieux de paiement.

Jusqu’à présent, le fournisseur produisait principalement une facture qu’il avait lui-même établie.

Demain, il pourra également solliciter ou produire, selon les informations auxquelles il a accès, les traces imputables à son destinataire dans le cycle de traitement de cette facture.

L’approbation électronique ne vaudra pas nécessairement reconnaissance de dette. Elle pourra cependant devenir la preuve d’un comportement que le débiteur devra expliquer s’il entend ensuite contester la créance.

Les statuts de la facturation électronique ne doivent donc pas être regardés comme de simples fonctionnalités d’un outil comptable.

Ils doivent être intégrés dans les contrats, les délégations, les procédures de validation, les systèmes d’information et la stratégie probatoire de l’entreprise.