Convention de forfait annuel en jours : conditions de validité et obligations de l’employeur

La convention de forfait annuel en jours permet de décompter le temps de travail d’un salarié en nombre de jours travaillés sur l’année plutôt qu’en heures. Son utilisation est toutefois strictement encadrée.

La présence d’une clause de forfait dans le contrat de travail ne suffit pas. La convention de forfait annuel en jours doit reposer sur un accord collectif conforme, concerner un salarié réellement autonome et faire l’objet d’un suivi effectif de sa charge de travail.

À défaut, l’employeur s’expose notamment à ce que le forfait soit déclaré nul, privé d’effet ou inopposable au salarié, avec pour conséquence possible une demande de paiement d’heures supplémentaires.

Quels salariés peuvent conclure une convention de forfait annuel en jours ?

Tous les salariés, y compris les cadres, ne peuvent pas être soumis à un forfait en jours.

Aux termes de l’article L. 3121-58 du Code du travail, peuvent conclure une convention de forfait annuel en jours :

• les cadres disposant d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont les fonctions ne les conduisent pas à suivre l’horaire collectif applicable dans leur service ou leur équipe ;
• les salariés dont la durée du travail ne peut pas être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

Le seul statut de cadre ne suffit donc pas. L’autonomie doit être réelle et correspondre aux conditions dans lesquelles le salarié exerce effectivement ses fonctions.

Un salarié soumis, en pratique, à des horaires précis, à un planning imposé ou à une organisation ne lui laissant qu’une autonomie limitée pourrait contester l’application du forfait.

Un accord collectif préalable est indispensable pour la mise en place de conventions de forfait annuel en jours

Les conventions de forfait annuel en jours doivent être prévues par un accord collectif d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, par une convention ou un accord de branche.

Cet accord doit notamment déterminer :

• les catégories de salariés susceptibles de conclure une convention de forfait ;
• la période de référence, constituée de douze mois consécutifs ;
• le nombre de jours compris dans le forfait, dans la limite de 218 jours ;
• le traitement des absences ainsi que des arrivées et départs en cours de période ;
• les caractéristiques principales des conventions individuelles ;
• les modalités d’évaluation et de suivi régulier de la charge de travail ;
• les modalités de communication périodique entre l’employeur et le salarié ;
• les modalités d’exercice du droit à la déconnexion.

Il convient donc de vérifier la convention collective et, le cas échéant, les accords applicables dans l’entreprise avant de proposer une convention de forfait annuel en jours à un salarié.

Les anciennes décisions ayant invalidé les accords de certaines branches ne permettent plus, à elles seules, de déterminer la validité actuelle d’un forfait : de nombreux accords ont été modifiés depuis les premières décisions de la Cour de cassation.

Une convention de forfait annuels en jours individuelle écrite reste nécessaire

L’existence d’un accord collectif ne dispense pas de conclure une convention individuelle avec le salarié.

Cette convention doit être établie par écrit et recueillir son accord. Elle précise notamment le nombre de jours compris dans le forfait et la période de référence applicable.

Une simple mention du forfait en jours sur les bulletins de paie ne peut pas remplacer une convention individuelle écrite.

L’employeur doit également vérifier que les fonctions réellement exercées correspondent aux catégories de salariés visées par l’accord collectif.

La charge de travail doit faire l’objet d’un suivi effectif et régulier de l’exécution de la convention de forfait annuel en jours

L’article L. 3121-60 du Code du travail impose à l’employeur de s’assurer régulièrement que la charge de travail du salarié est raisonnable et qu’elle permet une bonne répartition de son travail dans le temps.

Cette obligation ne se limite pas à compter les jours travaillés.

Le dispositif mis en place doit permettre :

• de connaître le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées ;
• de contrôler la prise effective des jours de repos ;
• de suivre l’amplitude et la répartition de l’activité ;
• de détecter une surcharge ou une organisation anormale ;
• de vérifier le respect des repos quotidien et hebdomadaire ;
• de réagir rapidement lorsqu’une difficulté est signalée.

Un relevé rempli par le salarié peut participer à ce contrôle, mais il doit être effectivement examiné par la hiérarchie. La simple collecte de déclarations sans analyse ni intervention de l’employeur ne constitue pas nécessairement un suivi suffisant.

L’entretien annuel est-il suffisant ?

L’employeur doit organiser au moins une fois par an un entretien portant sur :

• la charge de travail du salarié ;
• l’organisation de son travail ;
• l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ;
• sa rémunération.

Cet entretien doit être spécialement consacré au forfait en jours ou, à tout le moins, traiter précisément et de manière identifiable de ces questions.

Cependant, l’entretien annuel ne dispense pas l’employeur d’un suivi pendant le reste de l’année. Lorsqu’une surcharge, une amplitude excessive ou une difficulté d’organisation est constatée, il doit intervenir sans attendre l’entretien suivant.

La Cour de cassation exige ainsi un suivi effectif et régulier permettant de remédier en temps utile à une charge de travail incompatible avec une durée raisonnable.

Un compte rendu mentionnant une charge de travail importante, sans mesure prise pour la réduire ou réorganiser le travail, pourrait au contraire établir que l’employeur connaissait la difficulté sans y apporter de réponse.

Que faire lorsque l’accord collectif est incomplet ?

Depuis la loi du 8 août 2016, certaines insuffisances de l’accord collectif peuvent être compensées par un dispositif mis en place directement par l’employeur.

Lorsque l’accord ne prévoit pas suffisamment les modalités de suivi et de communication sur la charge de travail, la convention individuelle peut, sous certaines conditions, être sécurisée si l’employeur :

• établit un document faisant apparaître le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées ;
• s’assure que la charge de travail est compatible avec le respect des repos quotidien et hebdomadaire ;
• organise chaque année un entretien consacré à la charge de travail, à l’organisation du travail, à l’articulation avec la vie personnelle et à la rémunération.

En matière de droit à la déconnexion, les modalités applicables doivent être définies par l’employeur et communiquées aux salariés concernés.

Ce mécanisme ne permet toutefois pas de remédier à toutes les irrégularités. Il ne dispense notamment pas de disposer d’un accord collectif autorisant le recours au forfait en jours ni d’une convention individuelle écrite.

Quelles sanctions en cas de forfait annuel en jours irrégulier ?

Les sanctions dépendent de la nature du manquement.

Lorsque l’accord collectif ne comporte pas les garanties suffisantes et que les mécanismes légaux de sécurisation ne sont pas applicables ou n’ont pas été respectés, la convention individuelle peut être déclarée nulle.

Lorsque le dispositif collectif est valable mais que l’employeur ne respecte pas ses obligations de suivi, la convention peut être privée d’effet ou déclarée inopposable au salarié pour la période concernée.

Le salarié peut alors réclamer l’application des règles ordinaires de décompte du temps de travail et solliciter le paiement d’heures supplémentaires, sous réserve d’apporter les éléments suffisamment précis permettant d’étayer sa demande.

L’employeur peut également être exposé à des demandes relatives aux contreparties en repos, au non-respect des durées de repos ou à l’obligation de sécurité.

La prescription applicable aux créances salariales est, en principe, de trois ans.

Les vérifications à effectuer par l’employeur pour la mise en place de conventions de forfait annuel en jours

Pour limiter les risques, l’employeur doit notamment vérifier :

1. que le recours au forfait est autorisé par un accord collectif applicable ;
2. que l’accord comporte les garanties exigées par le Code du travail ;
3. que le salarié appartient à une catégorie autorisée ;
4. qu’il dispose d’une autonomie réelle dans l’organisation de son emploi du temps ;
5. qu’une convention individuelle écrite a été conclue ;
6. que le nombre de jours travaillés et les repos sont effectivement suivis ;
7. que la charge et l’amplitude de travail sont contrôlées régulièrement ;
8. qu’un entretien annuel spécifique est organisé et documenté ;
9. que les alertes formulées par le salarié donnent lieu à une réponse concrète ;
10. que le droit à la déconnexion est rendu effectif.

Un audit périodique des conventions de forfait annuel en jours et de leur mise en œuvre permet d’identifier les irrégularités avant qu’elles ne donnent lieu à un contentieux.

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Le département droit social d’ARST Avocats accompagne les employeurs dans l’audit des accords et conventions de forfait, la mise en place des outils de suivi de la charge de travail et la gestion des contentieux relatifs aux heures supplémentaires.

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Article écrit par Chaouki Gaddada, Avocat associé en charge du département droit social.