Préavis contractuel : faut-il retenir la date d’envoi ou la date de réception de la résiliation ?

Le préavis contractuel constitue une étape déterminante lors de la résiliation ou du non-renouvellement d’un contrat commercial. Pour vérifier s’il a été respecté, faut-il retenir la date d’envoi de la notification ou celle de sa réception par le cocontractant ?

La différence de quelques jours peut suffire à rendre une résiliation tardive, à provoquer la reconduction du contrat pour une nouvelle période ou à engager la responsabilité de l’entreprise à l’origine de la rupture.

Contrairement à une idée répandue, il n’existe pas de réponse unique applicable à l’ensemble des contrats. Le calcul du préavis dépend de la rédaction de la clause, du régime juridique applicable et du mode de notification utilisé.

Pourquoi la date de début du préavis contractuel est-elle déterminante ?

Prenons l’exemple d’un contrat conclu pour une durée d’un an, renouvelable tacitement, sauf dénonciation moyennant un préavis de trois mois avant son échéance.

Si l’échéance est fixée au 31 décembre, la notification doit-elle :

• être expédiée au plus tard le 30 septembre ;
• avoir été présentée au destinataire avant cette date ;
• ou avoir été effectivement reçue par celui-ci avant le 30 septembre ?

Lorsque le contrat ne répond pas clairement à cette question, quelques jours d’acheminement postal peuvent suffire à faire naître un contentieux.

L’entreprise qui pensait avoir mis fin au contrat peut alors se voir opposer sa reconduction automatique. Elle peut également être tenue de payer les échéances correspondant à la nouvelle période contractuelle ou de réparer le préjudice causé par une rupture irrégulière.

Il n’existe pas de règle générale donnant toujours priorité à l’envoi ou à la réception

En matière de contrats commerciaux, la première règle consiste à examiner attentivement les stipulations contractuelles.

En application de l’article 1103 du Code civil, les contrats légalement formés tiennent lieu de loi à ceux qui les ont conclus. Une clause peut donc retenir expressément :

• la date d’expédition de la notification ;
• la date de première présentation du courrier ;
• la date de remise effective au destinataire ;
• la date figurant sur l’accusé de réception ;
• ou encore la date d’envoi d’une lettre recommandée électronique.

Lorsque la clause est claire, elle doit, en principe, recevoir application. Lorsqu’elle est imprécise ou contradictoire, son interprétation doit être recherchée à partir de la commune intention des parties, conformément aux articles 1188 et suivants du Code civil.

La prudence interdit donc d’affirmer que le cachet de la poste ferait toujours foi ou, inversement, que seule la réception effective devrait être retenue.

Dans certains cas, la réception de la notification est expressément déterminante

Certaines dispositions légales attachent les effets de la rupture à la réception de la notification.

Tel est notamment le cas de la résolution unilatérale du contrat pour inexécution. Selon l’article 1226 du Code civil, le créancier peut résoudre le contrat par voie de notification, après avoir, sauf urgence, mis le débiteur en demeure de satisfaire à son engagement dans un délai raisonnable. La résolution prend alors effet à la date de réception de la notification par le débiteur.

Il faut toutefois distinguer cette hypothèse de la résiliation ordinaire ou du non-renouvellement d’un contrat à son échéance. Dans ce second cas, la date pertinente dépendra principalement des stipulations du contrat et des éventuelles règles spéciales applicables.

La réception joue également un rôle déterminant dans certains régimes particuliers. En matière de bail d’habitation, par exemple, la Cour de cassation rappelle que le délai de préavis court à compter de la réception de la lettre recommandée, de la signification par commissaire de justice ou de la remise en main propre. Un courrier recommandé non réclamé peut donc ne pas faire courir le délai attendu.

Cette solution propre à un régime déterminé ne peut cependant pas être automatiquement transposée à tous les contrats commerciaux.

D’autres régimes retiennent au contraire la date d’expédition

Certaines législations spéciales font expressément courir le délai à compter de l’envoi.

En matière d’assurance, l’article L. 113-12 du Code des assurances prévoit ainsi, pour les résiliations relevant de son champ d’application, que le délai court à compter de la date figurant sur le cachet de la poste ou de la date d’expédition de la notification.

Cet exemple confirme que la question ne peut être tranchée sans avoir identifié au préalable la nature du contrat et les textes qui lui sont applicables.

La clause contractuelle doit donc toujours être confrontée aux éventuelles dispositions impératives régissant le contrat concerné.

Préavis contractuel imprécis : quels risques pour l’entreprise ?

Une clause indiquant seulement que « chaque partie pourra résilier le contrat moyennant un préavis de trois mois notifié par lettre recommandée avec accusé de réception » demeure imparfaite.

Elle précise le délai et le support de la notification, mais ne dit pas clairement si le respect du préavis s’apprécie :

• à la date d’expédition ;
• à la date de première présentation ;
• ou à la date de réception effective.

Le juge pourra alors rechercher la commune intention des parties, examiner l’économie générale du contrat, les pratiques antérieures des cocontractants ou encore les usages du secteur concerné.

Cette incertitude est d’autant plus dangereuse que l’article 1190 du Code civil prévoit qu’en cas de doute, le contrat de gré à gré s’interprète contre le créancier et en faveur du débiteur, tandis que le contrat d’adhésion s’interprète contre celui qui l’a proposé.

Une rédaction imprécise fait ainsi perdre aux parties la maîtrise du calendrier de sortie du contrat.

Le mode de notification doit également être vérifié

Respecter le délai ne suffit pas. Encore faut-il employer le mode de notification prévu par le contrat ou par la loi.

Une clause peut imposer :

• une lettre recommandée avec demande d’avis de réception ;
• un acte de commissaire de justice ;
• une remise en main propre contre récépissé ;
• une lettre recommandée électronique ;
• une notification au siège social ou à une adresse contractuellement désignée ;
• ou plusieurs modes de transmission cumulés.

Un simple courrier électronique peut ne pas suffire lorsque le contrat exige une lettre recommandée. À l’inverse, certaines clauses admettent une notification électronique, à condition que son envoi et sa réception puissent être établis.

La lettre recommandée électronique peut avoir la même valeur juridique que son équivalent papier si les exigences légales et réglementaires sont respectées. Elle permet notamment de conserver des preuves horodatées de l’envoi et de la réception.

Le contenu de la notification doit également être contrôlé. La volonté de mettre fin au contrat doit être suffisamment claire et non équivoque. Il est recommandé d’identifier précisément :

• le contrat concerné ;
• sa date de signature et, le cas échéant, ses avenants ;
• le fondement contractuel ou légal de la rupture ;
• la date à laquelle le contrat doit prendre fin ;
• la durée du préavis ;
• les obligations restant à exécuter pendant celui-ci ;
• et les opérations à organiser à la cessation de la relation.

Le respect du préavis contractuel suppose donc de vérifier à la fois le délai applicable, le mode de transmission imposé et la date juridiquement pertinente.

La date de résiliation n’épuise pas la question du préavis raisonnable

Même lorsqu’une entreprise respecte le préavis prévu par son contrat, la rupture peut encore être contestée sur le terrain de la rupture brutale d’une relation commerciale établie.

L’article L. 442-1, II du Code de commerce engage la responsabilité de celui qui rompt brutalement, même partiellement, une relation commerciale établie sans accorder un préavis écrit tenant notamment compte de la durée de la relation.

Le préavis prévu par le contrat ne constitue donc pas nécessairement une protection absolue. Selon l’ancienneté, l’intensité et les caractéristiques de la relation, un délai plus long peut être nécessaire.

À l’inverse, certaines circonstances peuvent permettre une rupture sans préavis, notamment en cas d’inexécution suffisamment grave par l’autre partie ou de force majeure. La gravité du manquement doit néanmoins être appréciée avec prudence et pouvoir être démontrée.

Il faut ainsi distinguer deux questions :

1. la notification a-t-elle été envoyée ou reçue dans le délai prévu par le contrat ?
2. la durée du préavis accordé était-elle suffisante au regard de la relation commerciale effectivement entretenue ?

Une entreprise peut avoir correctement appliqué sa clause de résiliation tout en engageant sa responsabilité au titre d’un préavis objectivement insuffisant.

Tacite reconduction : une erreur de quelques jours peut prolonger le contrat

Les conséquences du non-respect du préavis contractuel dépendent de la rédaction du contrat.

Une clause peut prévoir que le contrat est automatiquement renouvelé :

• pour une durée identique à la période initiale ;
• pour une nouvelle période d’un an ;
• ou pour une durée indéterminée.

Une dénonciation tardive peut donc obliger l’entreprise à poursuivre la relation pendant plusieurs mois supplémentaires. Elle peut également maintenir certaines obligations d’exclusivité, des engagements de volume, des redevances ou des prestations devenues inutiles.

Avant toute notification, il convient de vérifier non seulement la date d’échéance figurant dans le contrat initial, mais aussi :

• les avenants ayant pu modifier sa durée ;
• les éventuelles périodes de suspension ;
• la date réelle de prise d’effet du contrat ;
• les clauses de renouvellement ;
• les délais exprimés en jours calendaires, jours ouvrés ou mois ;
• et les règles de computation éventuellement prévues.

Comment rédiger une clause de préavis contractuel sécurisée ?

Une clause de durée et de résiliation devrait préciser au minimum :

• la durée initiale du contrat ;
• son caractère renouvelable ou non ;
• la durée de chaque période de renouvellement ;
• le délai de préavis ;
• le point de départ et le terme de ce délai ;
• la date retenue pour apprécier la validité de la notification ;
• le ou les modes de notification admis ;
• les adresses physiques et électroniques à utiliser ;
• les règles applicables lorsqu’un courrier n’est pas réclamé ;
• et les conséquences d’une notification tardive.

Une rédaction pourrait, par exemple, prévoir :

« La décision de ne pas renouveler le contrat devra être notifiée à l’autre partie au moins trois mois avant son échéance, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Pour apprécier le respect de ce délai, seule la date de première présentation de la lettre recommandée à l’adresse contractuellement désignée sera prise en considération, indépendamment de la date à laquelle le destinataire en prendra effectivement connaissance. »

Une autre clause pourrait au contraire retenir expressément la date d’expédition :

« Le délai de préavis sera réputé respecté dès lors que la notification aura été expédiée, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, avant l’expiration du délai contractuel, le justificatif de dépôt faisant foi. »

Le choix entre ces mécanismes doit être adapté à la nature du contrat, à l’équilibre recherché entre les parties et aux éventuelles dispositions légales impératives.

Préavis contractuel : les vérifications avant toute résiliation

Pour sécuriser le préavis contractuel, l’entreprise devrait, avant toute notification du non renouvellement ou de la résiliation :

1. relire le contrat initial et l’ensemble de ses avenants ;
2. identifier précisément la date d’échéance ;
3. déterminer si le contrat est à durée déterminée ou indéterminée ;
4. vérifier la durée du préavis contractuel ;
5. rechercher l’existence d’un régime légal particulier ;
6. contrôler le mode et l’adresse de notification ;
7. calculer le délai en retenant une marge de sécurité ;
8. vérifier si la relation peut être qualifiée de relation commerciale établie ;
9. conserver les preuves de l’envoi, de la présentation et de la réception ;
10. anticiper les conséquences opérationnelles de la fin du contrat.

Il est préférable, chaque fois que cela est possible, de ne pas attendre le dernier jour. Envoyer la notification plusieurs jours ou plusieurs semaines avant la date limite permet de réduire considérablement le risque lié à un retard postal, à une adresse erronée ou à une difficulté de preuve.

ARST Avocats accompagne les entreprises dans la gestion de leurs contrats commerciaux

Le département Droit des contrats et de la distribution d’ARST Avocats intervient dans la rédaction, la négociation, l’audit et la révision des contrats commerciaux.

Le cabinet peut notamment accompagner les entreprises pour :

• sécuriser leurs clauses de durée, de tacite reconduction et de résiliation ;
• auditer un portefeuille de contrats et établir un calendrier des échéances ;
• apprécier la validité d’une notification de résiliation ;
• déterminer la durée du préavis applicable ;
• préparer une lettre de résiliation ou de non-renouvellement ;
• analyser le risque de rupture brutale d’une relation commerciale établie ;
• négocier les conditions de sortie du contrat ;
• ou défendre l’entreprise en cas de contentieux relatif à la cessation de la relation.

Les équipes d’ARST Avocats interviennent également en contentieux des affaires lorsque la date d’effet de la résiliation, le renouvellement du contrat ou le caractère suffisant du préavis est contesté.

Vous envisagez de résilier un contrat ou contestez sa reconduction ?

La sécurisation d’un préavis contractuel ne se limite pas à relever le délai inscrit dans le contrat.

Une notification de résiliation ne doit pas être préparée à partir du seul délai inscrit dans le contrat. La date pertinente, le mode de transmission, les règles spéciales applicables et la durée effective de la relation doivent être examinés ensemble.

Le départment droit des affaires – contrats commerciaux du cabinet Arst Avocats est familier avec ces problématiques.

Si vous envisagez de résilier ou de ne pas renouveler un contrat commercial, ou si votre cocontractant conteste la date d’effet de la rupture, contactez ARST Avocats. Le cabinet pourra analyser vos documents contractuels, sécuriser la notification et évaluer les risques juridiques et financiers associés à la cessation de la relation.

Article écrit pae Morgan Jamet